באסאנה השתמשתי במשך שנים. הגעתי אליה אחרי שנים כעצמאית, שמנהלת פרויקטים של מיתוג ועיצוב אתרים, וחיפשתי כלי אחד טוב שיעזור לי לנהל את כל החלקים של העסק שלי במקום אחד. אז הלכתי לגוגל לחפש פתרון ומצאתי אותה.
אסאנה כמערכת מאפשרת לנהל את כל המידע על הפרויקטים השונים, לשים טיימר על כל משימה כדי לבדוק רווחיות וכמה בפועל עבדנו על כל דבר ועוד הרבה הרבה דברים…
אבל מה באמת הדברים שהופכים את אסאנה לכל כך אהובה עליי ועל בעלי עסקים?
1. לדעת כל בוקר מה התוכנית להיום
בכל בוקר אני פותחת את האסאנה שלי, דרך האפליקציה בטלפון, עוד בזמן הקפה של הבוקר ועוברת מה מתוכנן לי לעשות היום. זה עוזר לי לראות מה הדברים המרכזיים שאני רוצה לעשות באותו יום, לקבוע לי את ההיילייט היומי ולהכין את עצמי ליום עבודה.
בהמשך היום, אחרי שאני שמה את הילדים בבית ספר ומתיישבת לעבוד, אני פותחת את חלונית My Tasks באסאנה במחשב, מסדרת את המשימות, ומתכננת מה אני הולכת לעשות היום בבוקר, מה לאחר הצהריים (לרוב משימות של בית שגם אותן אני מנהלת באסאנה בשביל להוריד עוד משהו מהראש) ומה אני דוחה למחרכך.
2. תצוגת קלנדר שבועית חדשה
את תצוגת הCalender השבועית הם הוסיפו בספטמבר 2021 והיא מאוד נוחה ומאפשרת לראות את המשימות עם הצבעוניות השונה שלהן, מה שעוזר עוד יותר לשמור על סדר ולארגן בצורה ויזואלית את המשימות.
3. להוסיף תגיות למשימות
אם כבר דיברנו על לסדר לפי צבעים, אסאנה מאפשרת כבר בגרסה החינמית שלה להוסיף תגיות שונות למשימות. זה מאפשר לראות את המשימה בצבע מסוים, ולסדר את המשימות לפי סוג הרבה יותר בקלות.
4. לסמן עדיפות (Priority) על משימות
עוד סוג של תגית שאפשר לייצר היא העדיפות. אפשר לסדר משימות לפי חשוב, חשיבות בינונית וחשיבות נמוכה, וכך להוסיף לנו עוד שכבה של סינון שעוזרת לנו בתכנון המשימות מדי חודש/שבוע/יום.
5. לצרף קבצים ותמונות מתוך המחשב/ דרייב
כמה פעמים קרה לך שהתחלת לעבוד על פרויקט ולא מצאת את המסמך או הקובץ המתאים עבורו באחסון ענן או על המחשב? כמה זמן לקח לך למצוא את הקובץ? כמה זמן ריכוז איבדת בגלל זה? לא עוד! לכל פרויקט שמנהלים באסאנה אפשר לצרף את כל הקבצים שקשורים אליו, בין אם הם יושבים על המחשב, בגוגל דרייב, דרופבוקס, Box, או Onedrive/Sharepoint.
6. הוספת כמה רמות של משימות לכל פרויקט
אחרי שיוצרים פרויקט, מחלקים אותו למשימות המרכזיות (אבני היסוד או הצעדים הגדולים שצריך לעשות כדי להשלים אותו), הגיע הזמן לחלק כל משימה כזו למשימות קטנות ומדויקות יותר, אבל לפעמים גם זה לא מספיק.
משימה כמו "לכתוב פוסט לבלוג" היא אמנם מדויקת, אבל אפשר ומומלץ לחלק אותה לחלקים קטנים יותר של משימות שיקחו לך גג חצי שעה, ומקסימום אם הגעת לזרימה של עבודה אפשר יהיה לבצע כמה משימות המשך שלה אחת אחרי השניה.
אסאנה מושלמת לדבר הזה – היא מאפשר כל משימה לחלק לתת משימות, לתת גם להן תאריך ביצוע, להקצות לאנשים אחרים או לעצמנו, לצרף מסמכים וכל מה שאפשר לעשות עם משימה רגילה.
7. לתזמן קדימה חזרה של משימות קבועות
אם יש משהו שאני ממש אוהבת זה להוריד דברים שאני צריכה לזכור ולשים אותם במערכת שזוכרת את זה עבורי. זה משחרר הרבה זמן, כוח מחשבה וריכוז לעשות דברים יצירתיים ולא רק לנסות להיזכר מה רציתי לעשות ומתי.
אפשר לתזמן קדימה באסאנה משימות ברמה יומית, שבועית (כולל בימים ספציפיים בשבוע), חודשית לפי יום בחודש, שנתית, תקופתית כל X ימים או מותאם אישית. כלומר כל סוג של תזמון שאי פעם רצית.
8. הוספת תגובות לצוות שלי
בתחתית כל משימה יש אזור של תגובות. הוא מצוין כשעובדים יחד על פרויקט עם אנשים נוספים ורוצים לרכז את כל ההתכתבות בתוך אסאנה במקום במייל, וואטסאפ, Slack ושאר ירקות. אפשר לתייג אדם ספציפי עם סימן @, להוסיף קישורים, אימוג'ים, Appreciations (גיפים חמודים של אסאנה) ואפילו לצרף קבצים. סופר נוח ומביא לעבודה חלקה הרבה יותר!
9. חדי קרן מעופפים
אחד הפיצ'רים שאני הכי אוהבת בתוכנה הזו, וכל פעם שאני מנסה לשכנע עוד מישהי לעבור אליה אני מציינת אותו – חדי הקרן המעופפים!
כמו הרבה תוכנות היום, אסאנה נקייה ולבנה, מאפשרת קצת צבעוניות על גבי המשימות עצמן אבל מעבר לזה די אווירירית. אבל אם יש משהו שממש מעודד אותי לסמן משימות ב-V זה חדי הקרן שקופצים בצורה רנדומלית לחלוטין כשמסמנים משימה כבוצעה. הם צבעוניים, מעופפים ופשוט מתוקים. הם תמיד מעלים לי חיוך ומכניסים סוג של משחקיות ליום העבודה.
