רוב העסקים משקיעים חודשים בבניית מאגר ידע מסודר, ומתאכזבים כשמגלים שאף אחד לא נכנס אליו. זה קורה כי בניתם ארכיון, לא מוח. ארכיון הוא מקום שבו מידע נשמר, ומוח הוא מקום שבו אפשר לשאול שאלה ולקבל תשובה קצרה ונכונה שאפשר לסמוך עליה.
וזה בדיוק מה שראיתי שוב לא מזמן.
בפגישה עם הנהלה של אחת החברות שאני מלווה נתקלתי במשהו שסיקרן אותי, הם בנו לעצמם ויקיפדיה.
מערכת שלמה של ידע פנימי, מסודרת ומושקעת. הייתי חייבת להבין למה, והתשובה הייתה שזה היה אמור להיות מקור מידע לעובדים, להנהלה, וגם ללקוחות שיש להם גישה למערכת. הכיוון שלהם היה נכון לגמרי, מבנה מושקע ומחשבה אמיתית, בדיוק מה שצריך, ולמרות כל זה הוא נשאר בצד, כמעט בלי שימוש.
אבל זה ממש לא מקרה חריג, זה הכלל.
למה מידע מסודר לא הופך לידע חי
יש היום הרבה כלים שיודעים לסכם פגישות, לאסוף מידע לתיקיות מסודרות ולשלוף החלטות מתוך המיילים, והם עושים את העבודה שלהם מצוין.
זה לא עניין של כמות. אפשר לבנות את התיקייה הכי מסודרת בעולם, עם קטגוריות, תגיות ותת-תיקיות, וזה עדיין לא יזוז, כי זה שיש לנו הכל במקום מסודר לא אומר שנתרגל להשתמש בזה. עובד עמוס באמצע יום לא עוצר כדי לחפש בתיקייה, הוא שואל את מי שיושב לידו או מנחש, והידע קיים אבל לא זמין ברגע שבו צריך אותו.
מאגר ידע נמדד בשאלה אחת: האם אפשר לשאול אותו שאלה, ולקבל תשובה שאפשר לסמוך עליה, בלי לחפש.
ואם התשובה היא לא אז בניתם ארכיון, יפה ומסודר, שאוסף אבק.
במקום פרויקט ענק, מתחילים בצעד קטן
בשלב הזה עולה בדרך כלל מחשבה, שלבנות מוח כזה זה פרויקט ענק, והמחשבה הזאת צודקת, אבל רק אם מנסים לסדר אחורה.
ברגע שאתם ניגשים לארגן שנתיים של מיילים, פגישות והחלטות שכבר קרו, המשימה הופכת לבלתי אפשרית, כי יש יותר מדי, זה מפוזר בין יותר מדי מקומות, ואף אחד לא זוכר איפה מה. זה בדיוק המקום שבו רוב היוזמות נעצרות, עוד לפני שהתחילו.
אז לא מסדרים אחורה, בונים מוח שלומד קדימה, תוך כדי תנועה.
איך בונים מוח שלומד תוך כדי תנועה
הרעיון פשוט, מהרגע שהמערכת נולדת כל פגישה וכל החלטה נכנסות אליה מעצמן, מכאן והלאה. לא חוזרים אחורה, מתחילים מהיום, ואם רואים משהו שלא בכיוון אומרים לו מעכשיו תעשה ככה, בדיוק כמו שאומרים לעובד חדש, והוא זוכר את זה להמשך.
זה משנה את כל המשוואה, כי במקום פרויקט ענק שצריך לסיים יש מערכת שגדלה לבד עם העסק, וכל שבוע היא יודעת קצת יותר. וזו בדיוק הנקודה שבה מאגר ידע הופך למוח, כשהוא לא מחכה שמישהו יזין אותו אלא לומד מהעבודה שממילא קורית.
כאן נכנס העיקרון שאני חוזרת אליו עם כל לקוח, שהידע לא צריך לחיות בראש של אנשים אלא במערכת אחת שמחזיקה את הידע של חברה עם צוות. זה גם מה שמבדיל בין עסק שרץ על זיכרון לעסק שרץ על תהליכי עבודה מסודרים, כאלה שלא נשברים כשמישהו יוצא לחופש או מתחלף.
ומשפט אחרון, שכדאי לזכור לפני שדוחים את זה לעוד רבעון. המוח של היום הוא הכי טיפש שהוא אי פעם יהיה. מי שמתחיל ללמד אותו היום מגיע לשם עם מוח שכבר מכיר את העסק, ומי שמחכה מתחיל מאפס גם בעוד שנה.
