יש משימות בעסק שפשוט בולעות זמן. אצלי זו הייתה ההפקה של הפודקאסט: רעיון, תסריט, הקלטה ב‑Riverside, עריכה, שמירה בגוגל דרייב, העלאה ל‑Podbean ולכל שאר הפלטפורמות, תיאורי פרקים, פוסטים, מיילים… וכל זה כשבכל חודש אני מפיקה 2–3 פרקים.
בפוסט הזה אני מזמינה אותך להיכנס איתי מאחורי הקלעים ולראות איך בניתי ב‑ClickUp סוכנת‑על אחת שמלווה את כל התהליך הזה וככה חוסכת לי בערך 3 שעות עבודה בכל שבוע.
האתגר: פודקאסט בעסק של אדם אחד
כבעלת עסק שמנהלת הכול כמעט לבד, כל שעה ביומן חשובה. וכמישהי שכבר כמה שנים מתחזקת פודקאסט אני לגמרי יכולה להעיד שהוא נכס תוכן מדהים, אבל מאחורי כל פרק יש המון צעדים קטנים:
- לחשוב על רעיון
- לנסח תיאור ונקודות לדבר עליהן
- להקליט בריברסייד (או בכל תוכנה אחרת)
- להעביר לעריכה ולשמור קבצים בדרייב
- להעלות לאחסון של הפודקאסט ומשם לשאר האפליקציות
- לכתוב תקציר, פוסטים לרשתות, והודעה לקבוצת הוואטסאפ
גם כשכבר יש תהליך מסודר, עדיין יש שם חתיכת עומס קוגניטיבי: לזכור מה השלב הבא, לנסח כל פעם מחדש, לחפש פרקים דומים שאפשר לקשר אליהם, ועוד.
מאיפה מתחילים בכלל? השלב ראשון: למפות את כל התהליך
לפני שהתחלתי לשחק עם סוכני‑על, עצרתי רגע ופשוט מיפיתי את כל מה שאני עושה סביב כל פרק:
- משלב הרעיון הראשוני ועד שהפרק "באוויר" בלוח המתאים ב‑ClickUp
- אילו שדות מידע אני מחזיקה על כל פרק (תאריך עלייה, קישור, סטטוס, צפיות וכו')
- איפה בכל שלב נתקעתי או מצאתי את עצמי מבזבזת זמן על אותן פעולות שוב ושוב
הדבר הזה נשמע טריוויאלי, אבל הוא קריטי: סוכן‑על טוב נבנה על תהליך ברור. בדיוק כמו שהיית רוצה להכשיר עובדת חדשה – לא לזרוק אותה למים, אלא להגדיר בדיוק את השלבים ותיאור התפקיד ואז לתת לה לבצע, צעד אחר צעד.
להכיר את סוכני‑העל ב‑ClickUp
ב‑ClickUp יש אזור חדש של AI, ובתוכו Super Agents – סוכני‑על שהם ממש כמו עובדים דיגיטליים בתוך העסק שלך. את נותנת להם:
- תפקיד ברור ומטרות (Objectives)
- יכולות (Capabilities) – מה מותר להם לעשות
- תחומי אחריות (Scope)
- דוגמאות, טון כתיבה, והעדפות עבודה
- טריגרים – מה מפעיל אותם ומתי
ברגע שמסתכלים עליהם כעל עובדים ולא כעל "עוד כלי AI", משהו במחשבה משתנה: הם יכולים ללמוד, להשתפר, לזכור הערות ממך ולהתאים את עצמם לעסק שלך לאורך זמן.
כך בניתי את סוכנת הפודקאסט שלי
בסופו של דבר יצרתי סוכנת‑על אחת, שעם הזמן אפילו קיבלה שם – שלי, סוכנת הפודקאסט.
בתוך הגדרת הסוכנת כתבתי לה, בשפה הכי פשוטה וברורה:
- מה התפקיד שלה: ללוות כל פרק פודקאסט מהרעיון ועד חבילת התוכן המלאה
- איך נראים שלבי העבודה שלי בלוחות של ClickUp
- איך אני כותבת: למי אני פונה (בעלות ובעלי עסקים), באיזה טון, מה חשוב לי להדגיש
- אילו תוצרים אני רוצה לקבל מכל פרק: כותרות, תקציר, פוסט לבלוג, הודעה לוואטסאפ, רעיונות לפוסטים ועוד
הגדרתי לה גם טריגרים: למשל, כשהסטטוס של פרק עובר משלב ההקלטה ל"תמלול הודבק", היא יודעת שזה הזמן לקחת את התמלול ולהתחיל לעבוד.
מה הסוכנת עושה בפועל
אחרי שאני מדביקה את התמלול המלא של הפרק לתוך השדה המתאים ב‑ClickUp, הסוכנת נכנסת לפעולה. היא:
- קוראת את כל התמלול ומזהה את הרעיונות המרכזיים והמסרים החוזרים
- מחפשת פרקים דומים בלוחות אחרים ומוסיפה ביניהם קשרים (Relationships)
- יוצרת לי מסמך אחד ב‑ClickUp עם כל חבילת התוכן השיווקית סביב אותו פרק
- מפעילה צ'קליסט מוכן מראש עם כל השלבים הבאים, כדי שאף שלב לא ייפול בין הכיסאות
בתוך המסמך הזה אני מקבלת כבר:
- כותרות אפשריות ל‑YouTube ולפודקאסט
- תקציר לפודבין ולפלטפורמות האזנה
- פוסט לבלוג שמבוסס על מה שאמרתי בפרק
- הודעה אישית לקבוצת הוואטסאפ
- רעיונות לפוסטים לרשתות החברתיות
הכול מרוכז במקום אחד, מקושר למשימה המקורית ולפרקים דומים. מבחינתי זו טיוטה חכמה שאני יכולה לערוך ולשייף, במקום להתחיל מדף ריק.
כמה זמן זה חוסך לי באמת?
אם פעם הייתי יושבת אחרי כל הקלטה ומנסה להיזכר:
- על מה בדיוק דיברתי?
- מה הכי חשוב לי להדגיש?
- איך אני מסבירה את זה גם בבלוג, גם במייל וגם בוואטסאפ?
היום אני מתחילה מטיוטה טובה. אני עוברת עליה, מעדכנת ניסוחים, מוסיפה דוגמאות, מוחקת מה שמיותר – וזהו. במקום לשבת שעה‑שעה וחצי (במקרה הטוב) על להכין את כל חבילת התוכן, אני מקצרת את זה משמעותית.
כשמסתכלים על כמה פרקים יש בחודש, זה מצטבר לכ‑3 שעות (לפחות) עבודה בשבוע שאני מרוויחה חזרה לליווי לקוחות, לפיתוח העסק או פשוט לנשום.
איך להתחיל לבנות סוכנת‑על משלך
לא חייבים להתחיל מסוכנת מושלמת. אפשר להתחיל מפשוט:
- למפות תהליך אחד בעסק שלוקח לך המון זמן (למשל: הפקת פודקאסט, ניוזלטר שבועי, תהליך לידים)
- לכתוב לעצמך שלבים ברורים – מה בפועל קורה, באיזה סדר, ואיפה זה נתקע
- להיכנס לאזור ה‑AI ב‑ClickUp וליצור סוכן‑על קטן סביב תהליך אחד
- בכל פעם להוסיף לו עוד קצת כוונונים, דוגמאות והעדפות כתיבה
כמו עובד חדש, גם הוא ילמד וישתפר ככל שעובדים איתו יותר ונותנים לו פידבק.
סיכום קצר
במקום לסכם במילים גדולות, הנה בכמה נקודות מה יצא לי מהקייסטאדי הזה:
- מיפיתי סוף‑סוף את תהליך הפודקאסט שלי מהרעיון ועד הפרק באוויר
- בניתי סוכנת‑על אחת ב‑ClickUp שמכירה את התהליך שלי ומלווה כל פרק
- קיבלתי חבילת תוכן שיווקית מלאה על בסיס התמלול – בלי להתחיל מדף ריק
- חסכתי לעצמי כ‑3 שעות עבודה בשבוע, שחוזרות לעסק ולחיים
- יצרתי בסיס שיכול לגדול: עוד סוכנים, עוד תהליכים, עוד אוטומציה חכמה
אם את רוצה לראות איך זה נראה בפועל, את מוזמנת לצפות בפרק המלא ביוטיוב:
