לאחרונה קיבלתי הודעה מחברה עם שאלה: השתמשתי בעבר בטרלו ואהבתי את הסגנון, אבל לא נגעתי בה מזמן, ועכשיו שאני חושבת לחזור אני שוקלת אם להמשיך בה או לעבור למערכת אחרת. מה את ממליצה?

אמל"ק: אחרי שנים של שימוש בשתי המערכות – אני לגמרי ממליצה על אסאנה.
רוצה לדעת למה אני אוהבת את אסאנה כל כך? כתבתי על 9 סיבות שונות כאן, והנה הסיפור המלא איך בכלל התחלתי לעבוד איתה.

ועכשיו לסיבות ואיך עוברים מטרלו לאסאנה.

מה ההבדלים החשובים בין טרלו לאסאנה?

אסאנה היא רק אחת מהחלופות הטובות לטרלו, ושתיהן פלטפורמות שאפשר לתכנן בהן בצורה טובה דברים מורכבים ובחינם, אבל מה בעצם ההבדל? הנה כמה נקודות שיכולות לעזור לקבל החלטה.

איך בודקים איזו מערכת ניהול פרויקטים הכי מתאימה לי היום?

קודם כל, חשוב לדעת שיש היום המון מערכות מעולות בשוק, כל אחת עם היתרונות שלה וגם יש מצב שאחרי שנבחר, שיהיו עוד כמה שיענו על הצרכים שלנו. אז חשוב לקבל החלטה מושכלת ולהבין שמה שנכון לנו היום יכול בעתיד להשתנות, אבל ברגע שקיבלנו החלטה – להטמיע ולהתמקד בעבודה עם אחת, ללמוד אותה לעומק וליהנות מהיעילות החדשה שהשגנו.

לפני שמתחילים להטמיע ולעבוד עם מערכת ניהול פרויקטים, רצוי ליצור אפיון מדויק של הצרכים שלנו היום ובעתיד הקרוב, להבין מה העסק שלנו צריך, מה העובדים או האנשים שאנחנו עובדים איתם בשיתוף פעולה יכולים להכיל מבחינת השקעה של זמן למידה של מערכת חדשה ונוחות ההטמעה של המערכת עבורנו.

הנה מספר שאלות שכדאי לשאול לפני שמחליטים:

1. להבין עם עצמי – מה חשוב לי לשפר? מה מרגיש שלא עובד לי מספיק חלק היום ויכול להיות יותר טוב?
2. האם המערכת נועדה כלי לנהל רשימה לעצמך או פרויקטים משותפים עם אחרים?
3. האם יש לי כבר שיטה ידנית קיימת לניהול משימות? 
4. האם יש לי תהליכי עבודה מסודרים? (אם כן, עכשיו זה זמן מעולה לכתוב אותם בצורה מסודרת, אפילו על דף נייר)
5. כמה קל לי ללמוד אפליקצייה חדשה?
6. מה חשוב לי שיהיה במערכת? (לדוגמה: שיהיה אפשר לפרק כל משימה לעוד תת-משימות)
7. האם חשוב לי נגישות מהסלולרי?
8. איזו צבעוניות של מערכת יותר נעימה לי?
9. האם היא צריכה להתממשק למערכות יכולות? איזה כלים מתקדמים הייתי רוצה שיהיו לה?
10. האם הגרסה החינמית שלה יכולה להספיק לי או האם הגרסה בתשלום תואמת למה שחשבתי להוציא?

איך עוברים מטרלו לאסאנה?

קחו בחשבון שהמעבר בין מערכות הוא אף פעם לא דבר חלק. אף מערכת לא רוצה לראות את המשתמשים שלה עוזבים ועוד למתחרה.. אבל, הנה דרך (יחסית) פשוטה להעביר את הנתונים שלכם מטרלו לאסאנה במקום להעביר ידנית.

1. עמדו על board מסוים ולחצו על התפריט שלו
2. תחת עוד (more) בחרו באפשרות Print and Export 
3. בחרו באפשרות ייצוא כ-CSV
4. השתמשו בכלי ייבוא ה-CSV כדי לייבא את הקובץ שנוצר לאסאנה