כשיצאתי לעצמאות בשנת 2008, הייתי נשואה טרייה בת 26, עדיין לא אמא ובהתחלה אפילו עבדתי עדיין במקביל כשכירה. עם השנים, הניסיון וההורות, הפכתי ליותר ויותר יעילה, גיבשתי יותר תהליכי עבודה, למדתי איך לשווק, מתי לכתוב, איך לעבוד עם שיתופי פעולה, איך להעסיק פרילנסרים ולנהל פרויקטים ועוד המון המון כלים שאימצתי ולמדתי מאחרים ואונליין.

במדריך לאמא העצמאית ריכזתי את הכלים שעשו עבורי את ההבדל ואני מקווה שגם עבורך.

1. סדר וארגון

השנה האחרונה במיוחד לימדה את כולנו שעבודה יעילה מהבית או מהמשרד היא דבר קריטי כדי לא רק להרגיש הצלחה, אלא גם בפועל להצליח לג'נגל בין כל הכדורים השונים שאנחנו שומרות באוויר. אחד הדברים שהכי עוזרים לי לעבוד יעיל זה לשמור על סדר, לשמור את כל ה״פתקים״ במקום אחד, לעבוד עם כמה כלים דיגיטליים שמתחברים זה לזה בצורה שקל ללמוד איך לחבר בעצמי וגם לתחזק את זה לאורך זמן.

טיפ: עבדי עם האפליקציה של מערכת המשימות שלך בנייד וכל פעם שיש לך רעיון למשימה שאת רוצה לעשות – כתבי אותה ישר באפליקציה + כמה זמן את משערת שאת צריכה לעבודה עליה + לאיזו קטגוריה היא מתאימה. את התאריך לביצוע השאירי ריק שתוכלי לתעדף את זה להמשך השבוע.

2. תזמני כל משימה חוזרת

כעסק של אישה אחת אנחנו מנהלות הרבה מאוד כובעים או תפקידים במקביל וצריכות לזכור גם איך לעשות בצורה טובה ומהירה יחסית כל אחד מהם, כדי שנוכל גם להתמקד בעבודה עצמה, במה שבפועל מכניס לנו כסף בעסק.

טיפ: כל משימה שאת רואה שחוזרת על עצמה, תקבעי אותה כמשימה עם תאריך חזרה. סמני בתוך המשימה מתי את רוצה שהיא תופיע שוב אחרי שסיימת אותה, ואת יכולה גם לפרט בתוכה את השלבים שאת צריכה לעשות, כדי לא לנסות פעם הבאה להיזכר מה צריך אלא לגשת ישר לביצוע.

3. עמידה במטרות

ההצלחה בעסק לא תלויה רק בעמידה במטרות אלא גם בהתקדמות יומיומית לעבר המטרות שלנו. כשאנחנו רוצות לתרגל עבודה יעילה בעסק כדי שלא רק נקבע לעצמנו מטרות שנוכל לעמוד בהן, אלא גם לתעד לעצמנו את הדרך, מה בדיוק עשינו שהוביל אותנו לשם, מה עובד לנו ומה לא, ולנקות כל מה שלא באמת תורם עם הזמן.

טיפ: כדי לעמוד ביעדים שלך, קבעי מטרות שתוכלי לעמוד בהן ולהרגיש טוב אחרי. סכמי מדי חודש את התוצאות + את הדרך, מה עשית, מה עבד טוב, מה למדת ומה את לוקחת איתך לחודשים הקרובים ומה תרצי גם ליישם שנה הבאה כשיגיע שוב החודש הזה.

4. ניהול לקוחות

בעסקים גדולים לכל לקוח חדש יש תהליך אונבורדינג (תחילת עבודה) מסודר מראש, וכבעלות עסקים קטנים יותר יש לנו פה אפשרות לא רק ליצור לנו תהליך מסודר שיהיה לנו קל לחזור עליו אלא גם לתת טאצ' אישי, דבר שלעסקים גדולים קשה יותר.

טיפ: צרי לך תהליך אונבורדינג קבוע ללקוחות, הכיני מראש את כל השלבים והחומרים שאת צריכה ומה שאפשר להעביר לאוטומציה במייל – תעשי את זה.

5. ניהול לוז

אחד הדברים שנהיו קשים יותר בעקבות הקורונה, אבל שהיא גם הכי הבהירה לנו מה חשוב לשפר בהם זה ניהול לו"ז יומי ושבועי. אם פעם הייתי דוחסת 15 פרויקטים בשבוע ו-10 משימות ביום היו נראות לי מעט, היום אני מנסה לקבוע לי משימה גדולה אחת או שתיים במקסימום לכל יום ולהתמקד בה. כמובן שיש עוד הרבה משימות מעבר לזה, בהקשר של העסק וגם עם הבית והילדים, אבל כמטרות ליום אחד, 1-2 דברים נראים לי לגמרי מספיק, ואני מרגישה שהצלחתי להתקדם.

טיפ: הגדירי טיים בלוקים ביומן – זמן שבו את יכולה להתרכז למשך חצי שעה עד שעתיים בנושא מסוים, בין אם זה שיווק, כתיבה, עריכה או כל דבר אחר. הכל נכנס ליומן לפי הזמן שאמור לקחת ואת תכנון היומן כדאי לעשות יום לפני שמתחילים שבוע חדש, כדי להתחיל את ראשון בבוקר עם לו"ז מסודר. תזמני לך גם זמן בסוף כל שבוע לסכם על מה עבדת, במה התקדמת וכמה לקח בפועל.

6. ניהול פרוייקטים

כשעסק קטן מתחיל לגדול, אנחנו פתאום נתקלות בשאלה – מה הצעד הבא, איזה סוג של עובדת או עזרה אני יכולה לקחת עכשיו שהעסק מכניס יותר אבל עדיין לא מספיק כדי לשכור מישהי במשרה מלאה. לכן שווה להתכונן לזה כבר מראש.

טיפ: תעדי את שלבי העבודה שלך בתוך מערכת ניהול הפרויקטים שלך (אסאנה במקרה שלי) כאילו את מלמדת עובדת חדשה, כל פעולה שאת עושה וחוזרת על עצמה, כתבי או תעדי בדרך אחרת (כמו הקלטת מסך בתוכנת Loom) מה בדיוק עשית ומה התוצאה שלה צריך להגיע. כשיגיע השלב לשכור עזרה חיצונית, כבר תדעי טוב יותר איזה משימות קל לך להעביר הלאה וגם איך ללמד את הדברים בצורה מהירה יחסית.

7. בירוקרטיה

האמת, זה אחד הדברים שאישית הכי קשים לי בעסק ואני גם הכי דוחה את הטיפול בהם (בטוחה שאני לא לבד פה). בגלל זה גם בתחום הזה אני מנסה להקל על עצמי ולרכז את העבודה על בירוקרטיה ליום/יומיים בחודש.

טיפ: בדקי מה אפשר להעביר לתוך חשבונית ירוקה, להעביר למישהו אחר לעשות ובכלל – להוריד מעצמך התעסקות מיותרת עם ניירת. העבירי את כל החשבוניות של ההוצאות לתיקיה מסודרת ואחת לחודש/שבוע הזיני למערכת ניהול החשבוניות של העסק. חשבוניות שאת מוציאה ומקבלת נייר – סרקי ישר לאפליקציה כהוצאה.

8. שיווק העסק

ללמוד איך לשווק את המוצרים והשירותים שלנו בצורה טובה לוקח זמן ומאמץ, אבל הוא לא חייב להיות משהו שכל חודש אנחנו מתחילות מאפס.

טיפים:

1. רכזי את כל הרעיונות לשיווק העסק במקום אחד.
2. מחזרי חומרים – עשית פעילות שיווקית טובה? שמרי לך את כל הטקסטים והתמונות בתיקיה אחת במחשב / בענן וסדרי את התיקיות לפי החודש בשנה או לפי נושא שתוכלי לחזור לזה בקלות.
3. תזמני מראש פוסטים אורגניים דרך אפליקציות כמו later לחודש קדימה.
4. יש לך תכנים שעבדו טוב באותה תקופה שנה שעברה – פרסמי אותם שוב השנה, כנ"ל על מתנות דיגיטליות, תוכן של השראה ודברים לא תלויי מוצר ספציפי. אם יעלו לך נושאים חדשים תוך כדי החודש תוסיפי ידנית או תזמני דרך האפליקציה להמשך החודש.
5. זכרי – אף פעם אין יותר מדי שיווק, רק צריך לשמור על התמדה ועקביות.

9. הצעות מחיר

בתחילת הדרך כל הצעת מחיר הייתה לוקחת לי כמה ימים, להבין מה מכל הדברים שלי מתאים ללקוח, איך הכי נכון לתמחר את זה ואיך לכתוב את ההצעה. עם הזמן השתפרתי ולמדתי איך לקצר לי את הדרך.

טיפ: אם את מוציאה הצעות מחיר דרך מערכת החשבוניות – הזיני מראש את המוצרים והשירותים שלך במערכת. תמחרי מראש את כל המוצרים והשירותים שלך – שלא תצטרכי לתמחר מחדש עם כל לקוח חדש (הקפידי להעלות מחירים אחת לתקופה – את משתפרת כל הזמן וכדאי שההכנסה שלך תשתפר בהתאם). אם את מוכרת שירותים שיכולים להציע סעיפים משתנים – תמחרי מראש גם את הסעיפים ותוסיפי להצעה כשדרוגים שאפשר להוסיף בקלות.

רוצה לעבוד יעיל יותר? להכניס את אסאנה לעסק שלך?

חדש! מדריך מקיף במתנה

איך להתחיל לעבוד עם אסאנה,
מערכת ניהול הפרוייקטים הטובה בעולם

כן! עכשיו זה בדיוק הזמן לרתום את כוחה של אסאנה גם לניהול העסק שלך,
ללמוד איך ליצור את הסדר שהעסק שלך צריך –
כדי שתוכלי להתפנות להגשים את המטרות שלך