שמעת פעם את המשפט "20% מהפעולות שלנו מביאות 80% מהתוצאות"?
זה נכון גם לגבי ClickUp. השאלה היא – איך נדאג שה־20% שבאמת חשובים לנו יהיו תמיד מסודרים, ברורים ומוכנים לשנה החדשה?
בפוסט הזה אני מזמינה אותך לעשות איתי סיבוב ניקוי קטן במערכת, שיחזיר לך סדר ובהירות – כדי שתתחילי את השנה עם פוקוס על מה שבאמת מקדם את העסק שלך.
ואם בא לך לראות אותי עושה את זה צעד־אחר־צעד – במקום לקרוא – הכנתי לך סרטון קצר 👇
למה בכלל לעשות סדר ב־ClickUp?
מערכת עמוסה בתיקיות ישנות, משימות שפג תוקפן ותצוגות שלא בשימוש – לא רק מבלבלת אותנו, היא גם לוקחת לנו אנרגיה מיותרת. בדיוק כמו שולחן עבודה מבולגן, גם במערכת דיגיטלית – כשיש פחות רעש, יש יותר שקט ומיקוד.
1. להתחיל מהבסיס – עץ התיקיות
עברי על הסרגל השמאלי:
- אילו תיקיות כבר לא רלוונטיות?
- האם יש שמות כפולים או שפות מעורבבות (עברית/אנגלית)?
מה שלא צריך – אפשר לערוך, לארכב או למחוק.
2. דף הבית – מה באמת נמצא בשימוש?
בדקי את הכרטיסים שמופיעים לך ב־Home:
- מה מהם שימושי לך ביומיום?
- מה נמצא שם סתם כי "פעם היה חשוב"?
זה הזמן להוריד כרטיסים לא רלוונטיים ולהוסיף חדשים שכן מקדמים אותך.
3. משימות עבר – לשחרר או לעדכן
רובנו נבהלים מהמספר ליד Overdue. אבל האמת? לא כל משימה חייבת לחיות לנצח.
- אם היא כבר לא רלוונטית – מחיקה.
- אם כן – עדכני תאריך קדימה.
- ואם סיימת – לסמן ב־✓ ולחגוג.
4. תצוגות בלוחות – להשאיר רק מה שעוזר
בכל לוח אפשר לבנות כמה תצוגות. אבל אם יש תצוגה שלא נוגעת לך יותר – היא סתם מעמיסה. קליק ימני > Delete view (אל דאגה – המידע לא נמחק, רק התצוגה).
5. ה־Favorites שלך – לקצר דרך למה שחשוב
מה שנמצא ב־Favorites צריך להיות הדברים שאת באמת נכנסת אליהם קבוע. עברי על הרשימה, השאירי רק את מה שמקדם אותך, ושימי למעלה את הקישורים הכי חשובים לנוחות.
טיפ לסיום – להפוך את זה להרגל
במקום לעשות ניקוי רק פעם בשנה, צרי משימה חוזרת אחת לרבעון או חודש – עם הצעדים האלה (ואולי גם עוד כמה משלך). ככה תבטיחי שמערכת ClickUp שלך תמיד תישאר נקייה, רלוונטית ומוכנה לפרויקטים חדשים.
