אינבוקס זירו בקלות: איך לחסוך שעות עבודה על המייל מדי שבוע (מדריך מעשי לשילוב ג'ימייל ואסאנה)

מה זה אינבוקס זירו והאם זו המטרה שלנו

כשמתחילים לחקור את נושא הפרודוקטיביות בעבודה, די מהר נתקלים בהרבה סרטונים ופוסטים שאומרים "רק אינבוקס זירו", או "זו הדרך הכי טובה". אבל מה זה בכלל אומר והאם זה חשוב לנו?

אינבוקס זירו פשוט אומר למצוא דרך להשאיר את תיבת המייל שלנו נקייה וריקה, כביום היוולדה. האם זה אפשרי? כן, תלוי בסיטואציה. 

אצל אנשים (שאני אישית מכירה) עם למעלה מ-1000 מיילים רק באינבוקס הראשי זה יכול לקחת כמה שעות עבודה (לפחות) להגיע למצב הזה, אבל האתגר האמיתי הוא לשמר את התיבה ככה ולא לתת לגלים של המיילים להציף אותה מחדש.

האם זו המטרה שלנו בחיים? לא ממש. נראה לי שליצור עסק רווחי ויעיל זו מטרה הרבה יותר חשוב מאשר כמה מיילים יש לי בתיבה בכל רגע נתון, אבל זה כן נחמד לפתוח את המייל ולגלות שטיפלנו בהכל.

אינבוקס זירו בקלות: איך לחסוך שעות עבודה על המייל מדי שבוע (מדריך מעשי לשילוב ג'ימייל ואסאנה)

מה חשוב לנו בניהול המייל שלנו

אוקיי, אז הבנו שזה נחמד ויעיל שתהיה לנו תיבה נקיה, אבל נקיה ממה בדיוק?

מה אלו כל המיילים שנכנסים לנו לתיבה כל הזמן?

ברוב המקרים, מיילים אלו משימות שאחרים רוצים מאיתנו (אם אנחנו רוצים ממישהו משהו לרוב המייל יחכה לו בתיבה ולא לנו.. 🙂 ) ולכן – צריך להבין איפה המשימות האלה נכנסות בסדר העדיפיות שלנו מדי יום/שבוע/חודש.

מה חשוב לנו בניהול מייל? שמשימות חשובות שאחרים צריכים מאיתנו יתבצעו (לפי הסדר שלהן בסדר העדיפויות שלנו), שדברים לא יפלו בין הכיסאות ושנעקוב אחרי התכתבויות שחשובות לנו ולאנשים שעובדים איתנו.

כמה כללים חשובים בניהול מייל:

עצרו את הנוטיפיקציות – כדי שנוכל להתרכז בלנקות את התיבה, חשוב שנגיע אליה מספר פעמים קטן ביום ולא כל הזמן, אז אם יש לכם התראות – כבו אותן עכשיו.

עברו על המייל אחת (אם כמה פעמים מוגדרות ביומן) ליום ונקו אותו בסדר הבא:
  1. סמנו בכוכב מיילים שחשובים לכם (דורשים יצירת משימה / קריאה בלבד)
  2. העבירו לארכיון מיילים ישנים שלא רלוונטיים יותר (רצוי למחוק מה שאפשר)
  3. צרו מסננים למיילים שלא חייבים להיות בתיבה הראשית (תמיד עדיף לעבוד על 20 מיילים של הזמנות בחנות שנדלקו בתווית בצד יחד מאשר להתחיל לגרור את המיילים האלה לשם כל פעם ידנית)
  4. הורידו הרשמה לכל מייל שכבר לא נותן לכם ערך

הפיכת מיילים למשימות

הכל נקי במייל שלכם חוץ מהכוכבים? מעולה!

הפיכת מיילים למשימות - תוסף אסאנה לג'ימייל
הפיכת מיילים למשימות – תוסף אסאנה לג'ימייל
עכשיו בצעו את השלבים הבאים כדי להפוך את המיילים למשימות:
  1. פתחו את תוסף אסאנה לג'ימייל כשאתם לוחצים על המייל שממנו אתם רוצים ליצור משימה (מפה ההדרכה נוגעת יותר לג'ימייל אבל אם אתם רוצים שאצור מדריך דומה לאאוטלוק או כל כלי אחר שאתם עובדים איתו, תרגישו חופשי לכתוב לי)
  2. כתבו מה המשימה שעליכם לעשות עם המייל הזה, הוסיפו תאריך, תייגו לפרויקט מסוים (אם רלוונטי) 
  3. צרו את המשימה

אהבתם את הפוסט? ספרו לחברים

שיתוף ב facebook
שיתוף ב telegram
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב email

רוצים לשתף אותי מה חשבתם על הפוסט?

אשמח מאוד לקרוא ולשוחח אתכם פה בתגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

מדריך מקיף במתנה!

איך להתחיל לעבוד עם אסאנה, מערכת ניהול הפרוייקטים הטובה בעולם

מתנה - איך להתחיל לעבוד עם אסאנה

כן! עכשיו זה בדיוק הזמן לרתום את כוחה של אסאנה גם לניהול העסק שלך, ללמוד איך ליצור את הסדר שהעסק שלך צריך – כדי שתוכלי להתפנות להגשים את המטרות שלך

נעים להכיר

הי, אני שרון!

אחרי שנים של ניהול עסק עצמאי במקביל לאמהות, ג'ינגול של מספר כדורים וחיפוש אחר דרך לאזן את הכל, הבנתי שהשינוי נמצא בי.

אני מאמינה שלהגשים חלומות צריך להיות חלק מהיומיום שלנו, מהתפתחות יומיומית, צעד אחר צעד, ושכלים דיגיטליים נועדו להקל עלינו ולעזור לנו למצוא את הדרך לקצר תהליכים וליהנות מהדרך.