מה זה אינבוקס זירו והאם זו המטרה שלנו

כשמתחילים לחקור את נושא הפרודוקטיביות בעבודה, די מהר נתקלים בהרבה סרטונים ופוסטים שאומרים "רק אינבוקס זירו", או "זו הדרך הכי טובה". אבל מה זה בכלל אומר והאם זה חשוב לנו?

אינבוקס זירו פשוט אומר למצוא דרך להשאיר את תיבת המייל שלנו נקייה וריקה, כביום היוולדה. האם זה אפשרי? כן, תלוי בסיטואציה. 

אצל אנשים (שאני אישית מכירה) עם למעלה מ-1000 מיילים רק באינבוקס הראשי זה יכול לקחת כמה שעות עבודה (לפחות) להגיע למצב הזה, אבל האתגר האמיתי הוא לשמר את התיבה ככה ולא לתת לגלים של המיילים להציף אותה מחדש.

האם זו המטרה שלנו בחיים? לא ממש. נראה לי שליצור עסק רווחי ויעיל זו מטרה הרבה יותר חשוב מאשר כמה מיילים יש לי בתיבה בכל רגע נתון, אבל זה כן נחמד לפתוח את המייל ולגלות שטיפלנו בהכל.

רוצים ללמוד עוד על איך לנקות את תיבת המייל ולשמור עליה נקיה? כנסו לסרטון

מה חשוב לנו בניהול המייל שלנו

אוקיי, אז הבנו שזה נחמד ויעיל שתהיה לנו תיבה נקיה, אבל נקיה ממה בדיוק?

מה אלו כל המיילים שנכנסים לנו לתיבה כל הזמן?

ברוב המקרים, מיילים אלו משימות שאחרים רוצים מאיתנו (אם אנחנו רוצים ממישהו משהו לרוב המייל יחכה לו בתיבה ולא לנו.. 🙂 ) ולכן – צריך להבין איפה המשימות האלה נכנסות בסדר העדיפיות שלנו מדי יום/שבוע/חודש.

מה חשוב לנו בניהול מייל? שמשימות חשובות שאחרים צריכים מאיתנו יתבצעו (לפי הסדר שלהן בסדר העדיפויות שלנו), שדברים לא יפלו בין הכיסאות ושנעקוב אחרי התכתבויות שחשובות לנו ולאנשים שעובדים איתנו.

כמה כללים חשובים בניהול מייל:

עצרו את הנוטיפיקציות – כדי שנוכל להתרכז בלנקות את התיבה, חשוב שנגיע אליה מספר פעמים קטן ביום ולא כל הזמן, אז אם יש לכם התראות – כבו אותן עכשיו.

עברו על המייל אחת (אם כמה פעמים מוגדרות ביומן) ליום ונקו אותו בסדר הבא:

1. סמנו בכוכב מיילים שחשובים לכם (דורשים יצירת משימה / קריאה בלבד)
2. העבירו לארכיון מיילים ישנים שלא רלוונטיים יותר (רצוי למחוק מה שאפשר)
3. צרו מסננים למיילים שלא חייבים להיות בתיבה הראשית (תמיד עדיף לעבוד על 20 מיילים של הזמנות בחנות שנדלקו בתווית בצד יחד מאשר להתחיל לגרור את המיילים האלה לשם כל פעם ידנית)
4. הורידו הרשמה לכל מייל שכבר לא נותן לכם ערך

הפיכת מיילים למשימות

הכל נקי במייל שלכם חוץ מהכוכבים? מעולה!

עכשיו בצעו את השלבים הבאים כדי להפוך את המיילים למשימות:

1. פתחו את תוסף אסאנה לג'ימייל כשאתם לוחצים על המייל שממנו אתם רוצים ליצור משימה (מפה ההדרכה נוגעת יותר לג'ימייל אבל אם אתם רוצים שאצור מדריך דומה לאאוטלוק או כל כלי אחר שאתם עובדים איתו, תרגישו חופשי לכתוב לי)
2. כתבו מה המשימה שעליכם לעשות עם המייל הזה, הוסיפו תאריך, תייגו לפרויקט מסוים (אם רלוונטי) 
3. צרו את המשימה