מהי טוגל Toggl

כשחיפשתי לפני כמה שנים אפליקציה למעקב אחר שעות העבודה שלי, שתחליף מערכת ישראלית לניהול פרויקטים שעבדתי איתה שנים וכבר לא התאימה לי יותר (ולא, לחשב ידנית את שעות העבודה באקסל לא הייתה אופציה מבחינתי), חקרתי מספר תוכנות שונות עד שמצאתי את טוגל החינמית. מה שאהבתי בה זה את קלות ההגדרה הראשונית והשימוש, את זה שהיא מאפשרת לראות דוחות במהירות ובלי לשבור את הראש בכלל, שהיא מתחברת לעוד מערכות שאיתן אני מנהלת את העסק וגם – את המשימה המרכזית של חברת טוגל – Any Job is a Dream Job with the Right Tools, הצהרה שאישית אני מאוד מתחברת אליה.

טוגל מאפשרת לדעת כמה זמן עבדתם על פרויקט מסוים, או על משימה ספציפית בתוך פרויקט. אפשר להגדיר בה גם חלוקה לפי "מחלקות" שונות בעסק, כמו אדמין, שיווק, מיילים, פיתוח עסקי ועוד. ניתן לחשב בה שעות עבודה לפי שבוע, חודש, פרויקט או כל הגדרה אחרת שנבחר.

יש לה גרסה חינמית מעולה והשדרוג עולה כ-9$ בחודש למשתמש, לגמרי משתלם כשמחשבים אתכל התועלות שלה.

רוצים ללמוד עוד על טוגל? כנסו לסרטון הבא

למי היא יכולה להתאים

עסקים ברחבי העולם משתמשים בטוגל לניהול פרויקטים בפנים העסק, לניהול פרויקטים של לקוחות (כולל בדיקה שהחיוביים השעתיים יוצאים מדויקים), לעבודה בצוותים או עבודה לבד, ועד לקבלת החלטות עסקיות מבוססות נתונים ביעילות.

טוגל יכולה להתאים לעסק של אדם אחד, לעסקים קטנים עם צוותים שעובדים מרחוק או לכל ארגון שיכול להיעזר בגמישות ובנוחות של המערכת הזו.

פיצ'רים שחשוב להכיר בטוגל

לכל תוכנה לעסק יש את הדברים הבסיסיים שהיא מציעה ויש את הקילר-פיצ'רס, שהופכים את חווית העבודה איתה למהנה ופרודוקטיבית פי כמה. הנה כמה מהפיצ'רים האלה שגיליתי לאורך התקופה שאני איתה:

1. חישוב שעות עבודה

טוגל לא רק יודעת לעקוב אחר זמן העבודה שלי, היא גם עוזרת לי לקבל דוחות למייל עם סיכום שבועי, שמאפשר לי לדעת בתחילת כל שבוע לתכנן נכון יותר ולהשתפר – לדעת במה התמקדתי שבוע שעבר שהיה חשוב ומה חשוב לי להתמקד השבוע. כעצמאית ועסק-של-אישה-אחת, היא מאפשרת לי לנתח כמה זמן אני רוצה ועובדת בפועל על כל "מחלקה" בעסק שלי, שאלו תכלס הכובעים השונים שאת כולם אני חובשת בעסק. 

2. מעקב אוטומטי על זמנים

אפשר להתחיל לעקוב אחר משימות בצורה אוטומטית או ידנית, להפעיל מתוך אפליקציית הדסקטופ, תוסף הכרום או בנייד, ולהגדיר גם זמן עבודה קצר ומוגדר לכל משימה (לפי גישת פומדורו).

3. חיבור לתוכנות ניהול משימות ופרויקטים כמו אסאנה

אחד הדברים שאישית הכי אהבתי בה מההתחלה, זה שהיא מסתנכרנת גם עם תוכנת אסאנה, ואז אני יכולה לתכנן את הפרויקטים ובתוכם את המשימות באסאנה ולהפעיל טיימר כבר בתוכה, במקום לצאת למקום אחר. כשאני מסיימת לעבוד על משימה אני מכבה את הטיימר ולוחצת על הכפתור הכיפי Mark Complete.

4. תוסף כרום

דרך אחרת שבה אני עוקבת אחר משימות היא לדוגמה כשאני מקבלת הודעה בווטסאפ או מייל קצר שדורש טיפול מהיר של כמה דקות שלא ממש מצריך הוספת המשימה לאסאנה – אני מעתיקה או כותבת ידנית את המשימה בטוגל, מקשרת לסוג הפרויקט ועובדת. ככה פשוט.

איך להגדיר ולהתחיל להשתמש בטוגל

1. הגדירו חשבון חדש בטוגל עם חשבון האימייל העסקי שלכם
2. הגדירו את סביבת העבודה שלכם (Workspace)
3. הגדירו פרויקטים וצרו חלוקה צבעונית לנוחיותכם
4. צרפו אנשים שעובדים איתכם לפרויקטים הרלוונטיים להם
5. התחילו לעקוב אחר הזמן שלכם
6. השתמשו ב-Dashboard ובדוחות כדי לעקוב אחר שעות העבודה על כל פרויקט/לקוחות/תגיות מיוחדות שהגדרתם

לסיכום,
אל תמלאו את יום העבודה שלכם במשימות, כי Busy ≠ productive,
עבדו בכוונה, בתכנון מקדים ובמטרה להשפיע ולהתקדם כל יום עוד לעבר המטרות שלכם.