פוקוס בעסק הוא הרבה יותר ממשימות.
זה לא מספיק להגדיר בכל בוקר 1-3 דברים עיקריים, או לשאול את עצמי מה הניצול הכי טוב של הזמן שלי היום או להעביר את הטלפון למוד עבודה, אם לא רואים את היעד שלנו ואת האבנים הגדולות בדרך לשם.
שלב ראשון – הגדרת היעד העסקי
כמו שבנסיעה לצפון אנחנו לא נרשום בווייז – צפון הארץ, אלא נכתוב מקום ספציפי, כך גם כדי להגיע צעד אחר צעד ליעד הבא בעסק שלנו, אנחנו נצטרך להתפקס על מה שחשוב ולכוון לשם.
כדי להרגיש בכל יום ובכל שבוע התקדמות ממשית, אנחנו נצטרך שיהיו לנו 3 מרכיבים עיקריים:
- לדעת מה היעד
- לדעת מה נקודות הציון החשובות בדרך לשם
- לדעת מה הצעדים שלנו מהמיקום שלנו לנקודת הציון הבאה
שלב שני – יצירת מערכות ותהליכי עבודה
אחרי שהגדרנו את היעדים והבנו מה השלבים, אנחנו רוצים שיהיה לנו גם קל ליישם, ולהבין מתוך המטרות הגדולות מה המשימות המדויקות והקצרות שנוכל לעשות בכל יום במהלך השבועות או החודשים הקרובים, משימות שקל לנו להסתכל עליהן בבוקר ולדעת "הי! אני יודעת בדיוק מה אני צריכה לעשות עכשיו כדי להצליח לסיים את המשימה הזו בשעה הקרובה!".
למה ליצור לי תהליכי עבודה בעסק ומה זה אומר בכלל
ליצור תהליכי עבודה מסודרים בעסק על כל תחום, מאפשר לנו את השקט והביטחון לדעת מה אנחנו צריכים לעשות בכל רגע, ומה מחכה לנו מחר ובהמשך השבוע.
בגדול, זה אומר לסדר את תהליכי העבודה שלנו בצורה כזו שיש שיטתיות כלשהי בדרך בה אנחנו פועלים. לדוגמה, אם אנחנו יודעים שאחרי שסגרנו חוזה עם לקוח חדש השלב הבא זה יהיה לשלוח לו מייל "ברוך הבא" עם סיכום העסקה ופרטים מה צפוי לקרות מעכשיו והלאה למשך התהליך, אנחנו נרצה להפוך את זה למשהו קבוע, משהו שאנחנו לא רק הגדרנו שצריך לקרות, אלא גם איך הוא קורה ומתי, והאם יש לנו אפשרות להפוך אותו עכשיו או בהמשך למשהו שקורה גם אוטומטית אחרי שאנחנו מבצעים פעולה כלשהי.
סוגים שונים של תהליכים בעסק
כשאני יוצרת עם הלקוחות שלי תהליכי עבודה בעסק, אני קודם כל מסתכלת איתם על מה שקורה היום בעסק ומנסה ליצור מזה תהליכים מסודרים. יכול להיות שנעבוד קודם על תהליכי העבודה של כל שירות בנפרד, או נגדיר קודם מה קורה במהלך עבודה עם לקוח בתוכנית ריטיינר קבועה, אבל עם הזמן אנחנו נעבור על כל מה שקורה בעסק, נאפיין ונדייק את סדר הפעולות הנכון, נוריד נוסיף ונשפר את התהליכים ככה שגם הלקוחות יקבלו שירות אחיד שבו אפשר לדעת בכל שלב מה השלב הבא, וגם לנו כבעלי העסק יהיה קל יותר, נוכל לעבוד פחות ולהרוויח יותר.
בנוסף, אנחנו יוצרים גם מערכות בעסק שאינן קשורות ישירות ללקוחות אלא לשיווק / תפעול העסק באופן שוטף, לדוגמה, ניצור תהליך מסודר לאיך יוצרים פוסט לבלוג, או פרק חדש לפודקאסט, משלב הרעיון ועד שהוא באוויר.
לסיכום, כל דבר שאנחנו יכולים להכניס בו קצת יותר סדר ותבניתיות, יאפשר לנו להשקיע פחות זמן בלחשוב על מה לעשות ויותר זמן במה חשוב לי לעשות או מה אני הולכת לעשות בפועל.
בהצלחה ושנמשיך לגדול ולהתייעל,
שרון גולן
