בנינו מערכת ואף אחד לא עובד בה: מה עושים עכשיו

אם הקמתם מערכת מסודרת ואף אחד בצוות לא נכנס אליה, הסיבה כמעט אף פעם אינה שהאנשים לא התמידו. היא שההתמדה לא נעשתה קלה יותר עם הזמן. מערכת שדורשת מהצוות אותו מאמץ בשבוע החמישי כמו בשבוע הראשון היא מס יומי, ומס אנשים מפסיקים לשלם ברגע שאף אחד לא בודק. מערכת שכל שבוע בה מחזיק יותר הקשר מהשבוע שלפניו הופכת להרגל, כי היא מחזירה יותר ממה שהיא לוקחת.

וזו הסיבה שהתשובה המקובלת, עוד הדרכה ובקשה מהאנשים להשתדל יותר, כמעט לא עובדת. היא מטפלת במשמעת, וההתמדה לא נשברה בגלל משמעת. היא נשברה כי אף אחד לא הרוויח ממנה כלום בשבועיים הראשונים.

מנכ"לית של חברת שירות שאני מלווה ניסחה את זה טוב יותר ממני, בשיחה הראשונה שלנו:

וזה בדיוק ההפוך ממה שרוב החברות מנסות לבנות. הן רוצות שהמערכת תשמור על התהליך, כדי שהראש של האנשים יתפנה לעבודה עצמה.

ונתחיל מסיפור קצר.

למה הצוות לא נכנס, וזה כמעט אף פעם לא הכלי

לאחרונה אחד הלקוחות שלי יצא להפסקה קצרה מהתהליך, הפסקה שנבעה מהרצון שלו לאפשר לעובדים שלו להדביק את הפער ולהתחיל להתרגל למערכת ולעבודה איתה ביומיום לפני שעוברים לשלב הבא.

במקביל, לקוחה אחרת שלי שאלה אותי איך היא יכולה לעזור למחלקה שלמה להיכנס לעבודה יומיומית במערכת שאנחנו בונות כבר כמה חודשים, ואיך לגרום לאנשים שרגילים לאקסל לעשות את הצעד לעבר משהו שבמבט ראשוני יכול אולי להרתיע.

ובאותם ימים לקוחה נוספת שאלה אותי מה הצעד הבא עבורה, מה היא אמורה לעשות עכשיו שסיימנו לעבור על האפיון, על איך המערכת שלה תהיה ותראה, ואנחנו עוברות לשלב ההקמה.

ולשלושתם אמרתי בול אותו דבר, שחשוב שגם אגיד פה:

בסוף – זה תמיד חוזר לאנשים.

למי שקמים בבוקר ומתחילים לעבוד איתה, למי שבוחרים לחזור אליה גם אם משהו נראה מסובך בהתחלה, ולמי שיודעים שההתמדה, יחד עם השינוי שהמערכת יוצרת, הם מה שמייצר שינוי משמעותי. והשינוי הזה הוא לא רגע בודד, הוא הרבה בחירות קטנות.

גם אני מפחדת משינוי, והנה איך זה נראה אצלי

למה דווקא אני שמה על זה דגש? כי גם אני מפחדת משינויים.

הנה דוגמה מהחיים שלי. לאחרונה נרשמתי לסדנה על Vibe Working, בגדול על איך לעבוד טוב יותר עם קלוד קוד, אבל גם הרבה מעבר, בידיעה ברורה שהסיבה שאני נרשמת היא לא בהכרח ללמוד את הפן הטכני, אלא בעיקר להתגבר על מחסום הפחד האישי שלי.

ראיתי הרבה אנשים סביבי מתחילים לעבוד עם קלוד קוד, ואחרי שהבנתי עם עצמי שהעובדה שיש לכלי הזה את המילה קוד בשם לא באמת אמורה למנוע ממני לקפוץ למדרגה הבאה, החלטתי להירשם ולהתחייב לעצמי גם להשתמש בו בפועל ולא רק להבין אותו. כן, גם לי יש לפעמים סיבות דביליות למה לא לעשות דברים שיכולים מאוד לעזור לי ☺️.

ומאז הסדנה, שפשוט שיחררה לי את המעצור ואיפשרה לי לעוף בדמיון עם כל היכולות שרק יכולתי לחשוב עליהן, אני עובדת איתו ברמה יומיומית.

מערכת טובה היא חיבור של שני חצאי מוח

הסיבה שאני רואה את זה ככה נעוצה כבר בתואר הראשון שלי, שבו למדתי שני דברים שנשמעים רחוקים, פסיכולוגיה ומנהל עסקים בדגש על מערכות מידע מתקדמות. ומאז, לאורך כל השנים שלי כעצמאית, אני רואה איך שני הכובעים האלה באים לידי ביטוי כל הזמן, ולמעשה הם שני צדדים של אותו מטבע.

כי מערכת טובה היא תמיד חיבור של שני חצאי מוח. הצד שמבין איך בני אדם חושבים, מפחדים, מתרגלים ובוחרים, והצד שמבין איך תהליך נבנה, זורם ומחזיק לאורך זמן. כשרק אחד מהם נוכח, זה לא עובד, והקסם קורה כששניהם מדברים אחד עם השני.

ולכן כשאני נכנסת לחברה, אני עובדת בשני הפנים יחד. גם בצד האנושי, של ההרגלים, הפחדים והבחירות הקטנות, וגם בצד המערכתי, של החשיבה על התהליך ואיך הוא נבנה נכון. מי שמטפל רק באחד מהם יקבל או מערכת מושלמת שאף אחד לא נכנס אליה, או צוות מגויס שאין לו לאן להיכנס.

ארבעה דברים שעושים את המעבר קל יותר

אז איך אנחנו יכולים לעשות את השינוי בנו, כבני אדם שרוצים שמערכת תעבוד בשבילם?

1. מסכימים קודם כל להשתנות, בהתחלה בקטנה. עם הזמן יהיה לנו חשק להשתנות יותר, וזה הסדר הנכון, לא ההפוך.
2. מסתכלים על מה שמפחיד אותנו ומתקדמים יחד עם הפחד. לא שמים אותו בצד, אלא אומרים לו אוקיי, ראיתי אותך, אבל זה הולך לעבוד, ובוא נמצא את הדרך שזה יהיה פחות מפחיד.
3. מאפשרים למי שעובדים איתנו סביבה מאפשרת ומעודדת. מראים להם שהשד לא נורא, שזה לא באמת מפחיד כמו שזה נשמע, שאנחנו עובדים עם זה כבר, וגם מראים להם איך העבודה עם המערכת שיפרה לנו את היום והשבוע משמעותית. אנחנו נושאי הלפיד וקבוצת המעודדות בדרך.
4. עוצרים מדי פעם ומיישרים קו. מה עובד עד היום, מה אנחנו רוצים לשפר כרגע, ומה צריך עוד זמן התבשלות כדי לקרות. זה בסדר גמור לעצור רגע ולתת לכולם להגיע לאותו מקום לפני שממשיכים, כי אז גם הצעד הבא יהיה קל יותר.

ואם המערכת עצמה לא בנויה לגודל שלכם

לפני כל זה יש שאלה אחת מקדימה. לפעמים הצוות לא נכנס לא בגלל פחד ולא בגלל הרגלים, אלא כי המערכת נבנתה בסדר הלא נכון, ואז אין מה להטמיע. כתבתי בפירוט על שלושת הדפוסים שמפילים הטמעות, ושניים מהם קורים לפני שהצוות בכלל ראה את המערכת.

וכשהמערכת בנויה נכון לחברה בגודל שלכם, ההטמעה קלה הרבה יותר. איך זה נראה בפועל, כתבתי במדריך ClickUp לחברות של 10 עד 50 עובדים.

כי מערכת לא משנה ארגון. אנשים שמשנים את הדרך שלהם לעבוד, עם מערכת שתומכת בהם, הם אלה שמשנים.