הטמעת קליקאפ מצליחה או נופלת על שאלה אחת, האם יש אצלכם בפנים אדם שמכיר את העבודה לעומק ופנוי להחזיק את המעבר. לא גודל החברה, לא התקציב, וגם לא כמה פיצ'רים הספקתם ללמוד.
ולפני שנכנסים לזה, סיפור קצר. לאחרונה שאלתי מנהלת תפעול שאני מלווה כבר כמעט שנתיים איך היא הגיעה אליי בכלל. היא הקלידה בגוגל "תומך קליקאפ", ככה, בלי לדעת מה בדיוק היא מחפשת, ומה שהיא אמרה אחר כך נשאר איתי: "בכלל לא ידעתי אם יש דבר כזה, מישהו שיכול לעזור לי לאפיין רגע וליצור את זה." היא לא לבד. רוב מי שמתלבט בין להטמיע לבד לבין לעבוד עם מומחה, בכלל לא יודע שיש כאן החלטה. אז בואו נעשה סדר.
מתי הטמעה לבד עובדת מצוין, ומתי היא נתקעת
אם אתם עסק של אדם אחד, או שניים-שלושה שיושבים באותו חדר, רוב הסיכויים שאתם לא צריכים אף אחד. קחו מדריך טוב למתחילים, התחילו ממשימה אחת ומתהליך אחד, ותנו לזה לגדול איתכם. זו הדרך, והיא עובדת.
הסיפור משתנה ברגע שיש צוות. כי אז ההטמעה היא כבר לא ללמוד כלי, היא לשנות את הדרך שבה עשרה או עשרים אנשים רגילים לעבוד. ומעבר כזה לא קורה מעצמו. מישהו צריך להחזיק אותו, לענות על שאלות, לתקן את מה שחורק, ולוודא שגם מי שפחות טכנולוגי נכנס פנימה ולא חוזר בשקט לאקסל. השאלה היא לא אם יש לכם אדם כזה. כמעט תמיד יש. השאלה היא אם יש לו באמת את הזמן להחזיק גם את זה, מעבר לכל מה שהוא כבר מחזיק. וכאן נכנסת ההחלטה על ליווי.
מומחה, מטמיע, יועץ או מתכנת קליקאפ, ולמה כל המילים האלה מבלבלות
מי שמתחיל לחפש עזרה מגלה מהר שאין לתפקיד הזה שם אחד. מומחה קליקאפ, מטמיע קליקאפ, יועץ קליקאפ, ויש גם מי שמחפש מתכנת קליקאפ, למרות שהעבודה הזאת כמעט אף פעם לא כוללת כתיבת קוד. כל המילים האלה מתארות את אותו עולם, ולכן הן לא ההבחנה החשובה.
ההבחנה החשובה היא אחרת, והיא זו שכדאי לברר בשיחה הראשונה: יש מי שמקים לכם מערכת, ויש מי שמאפיין איתכם דרך עבודה.
מערכת אפשר לקבל תוך שבוע. לוחות, סטטוסים, אוטומציות, הכל מוכן ומסודר. השאלה האמיתית היא מה קורה ביום שהצוות אמור להיכנס אליה. מערכת שהוקמה בשבילכם, בלי שהאנשים שלכם היו חלק מהבנייה, נשארת לרוב המערכת של מי שהקים אותה. מערכת שנבנתה איתכם, על התהליכים שלכם ובמילים שלכם, יש לה סיכוי להפוך להרגל.
ממה הטמעות באמת נופלות
אחרי שנים בעבודה הזאת אני יכולה להגיד לכם ממה הטמעה כמעט אף פעם לא נופלת: מהכלי. שלושת הדפוסים שכן מפילים אותה חוזרים על עצמם שוב ושוב.
- תשתית לפני חיים. חברה שמתחילה מהקמת כל התשתית, כל הטמפלטים, כל ההגדרות הרוחביות, ורק בסוף מתכננת להכניס אנשים. הבנייה מתארכת, אף אחד עוד לא חי במערכת, וההתלהבות נגמרת לפני שמישהו הספיק להרוויח ממנה משהו. תהליך אחד שעובד ואנשים משתמשים בו שווה יותר מתשתית שלמה שמחכה.
- אדם אחד מאמץ, והארגון לא. מישהו בצוות מתחבר למערכת, לומד אותה מהר, עובד בה נהדר. אבל אין לו את הסמכות או את המנדט לגרום לשאר החברה לשנות הרגלים. המערכת הופכת לכלי הפרטי שלו, וכל השאר ממשיכים כרגיל.
- ההנהלה מחוץ לתמונה. מי שמוביל את ההטמעה עובד מצוין, אבל המנכ"ל לא בפנים, לא רואה מה נבנה ולא שותף להחלטה מה הדבר הגדול הבא. ואז, כמה חודשים פנימה, מגיעה השאלה על מה בעצם אנחנו משלמים. לא כי לא היה ערך. כי אף אחד לא הראה אותו למי שמשלם.
המערכת כמעט אף פעם לא הבעיה. הדרך שבה נכנסים אליה, כן.
"בכלל לא ידעתי אם יש דבר כזה, מישהו שיכול לעזור לי לאפיין רגע וליצור את זה."
מנהלת תפעול, לקוחה בליווי כמעט שנתיים
כמה זמן זה באמת לוקח
תשובה כנה, בשתי רמות. מערכת שעובדת לתהליך אחד, עניין של שבועות. לבחור את התהליך שהכי כואב, לבנות אותו יחד, ולהתחיל לעבוד בו באמת. הרגל של חברה שלמה, עניין של חודשים. צוות אחרי צוות, תהליך אחרי תהליך, ובקצב שהאנשים שלכם יכולים לעמוד בו.
ומי שמבטיח לכם את כל החברה בתוך המערכת תוך שבועיים, שווה לשאול אותו מה בדיוק יקרה בשבוע השלישי.
חמש שאלות לשאול לפני שסוגרים עם מישהו
אלה השאלות שהייתי רוצה שכל חברה תשאל לפני שהיא בוחרת ליווי. גם אותי.
- מי אצלנו מכיר את התהליך הזה כל כך לעומק, שהוא יעצור את המלווה באמצע ויגיד לו שהוא טועה? בלי האדם הזה בחדר, תקבלו מערכת הגיונית שלא פוגשת את המציאות שלכם.
- האם לאדם הזה באמת יש שעה, אחת לשבוע עד שבועיים, לאורך כמה חודשים? אם הוא עמוס מדי בשביל זה, עדיף לדעת לפני שמתחילים ולא באמצע.
- מה קורה ביום שאחרי ההקמה? מי מכניס את הצוות, מי עונה על השאלות בשבועות הראשונים, ואיך נדע שאנשים באמת עובדים בפנים ולא חזרו לוואטסאפ.
- איך ההנהלה נשארת בתמונה? לא בכל פגישה, אבל בקצב קבוע, רואה מה נעשה ומחליטה יחד מה המשימה הגדולה הבאה.
- מתחילים מתהליך אחד או מבנייה של הכל? אם התשובה היא קודם כל תשתית שלמה, חזרו לדפוס הראשון בפרק הקודם ותחליטו בעצמכם.
מי שיש לו תשובות טובות לחמש האלה, לכו איתו בלב שקט.
ואם אתם בנקודה הזאת עכשיו
אם קראתם עד כאן ואתם מזהים את החברה שלכם, יש לכם צוות, יש מערכת או שמתוכננת אחת, והשאלה הפתוחה היא איך גורמים לזה באמת לעבוד, כך נראה ליווי אצלי. ואם אתם עדיין בשלב של להכיר את הכלי, המדריך למתחילים מחכה לכם, והוא בחינם.
