והחדשות הטובות שלי אליכם: זה לא חייב להיות מסובך!

בפוסט הזה אני חולקת איתכם 3 צעדים פשוטים שיעזרו לכם להיכנס לעניינים בצורה חכמה:

צעד 1: להתאים את ClickUp לצרכי העסק שלכם

• אל תנסו להפעיל את כל האפשרויות מהיום הראשון – יש המון פיצ'רים מגניבים, אבל בשלב הראשון הכי חשוב להבין מה באמת מתאים לעסק שלכם.
• צרו מבנה עבודה ברור – התחילו עם 3-5 קטגוריות עיקריות שמתארות את הצרכים שלכם (למשל: לקוחות, פרויקטים, שיווק, פיננסים). ככל שהמבנה יהיה פשוט יותר, כך יהיה לכם קל לעבוד עם ClickUp.
• בחרו תצוגה שמתאימה לכם – בין אם אתם מעדיפים רשימות או לוחות Kanban.

צעד 2: להתחיל עם מספר משימות בסיסיות

• צרו 3-5 משימות ראשוניות – לדוגמה: "הגדרת ClickUp לעסק", "הוספת משימות ראשוניות", "בדיקת אפשרויות תצוגה".
• הוסיפו תאריכים וזמנים ריאליים – תכננו את העבודה כך שתתנסו בכלי בהדרגה, בלי לחץ.
• השתמשו רק בפיצ'רים שמביאים ערך אמיתי לעסק שלכם – התראות, תזכורות וסטטוסים פשוטים.

צעד 3: ללמוד דרך התנסות – לא דרך הצפה

• התנסו בפיצ'ר אחד בכל פעם – בחרו פיצ'ר מעניין (כמו תוויות, משימות חוזרות או אוטומציות פשוטות) והתעמקו בו.
• שמרו על הגישה הפשוטה – אל תנסו ללמוד הכל ביום אחד. כל תכונה תגיע בהדרגה.
• חפשו עזרה ותמיכה – יש המון מדריכים וסרטונים שיעזרו לכם, ולקליקאפ בעצמם יש אוניברסיטה שלמה פתוחה בחינם.

לסיכום – מתחילים לעבוד עם ClickUp בלי להיכנס ללחץ

ClickUp נועד לשרת אתכם – לא להפוך למכשול, ממליצה לכם ללכת על גישה הדרגתית ובעזרת 3 הצעדים הפשוטים בפוסט זה, ללכת ולבנות מערכת ניהול שמתאימה בדיוק לצרכי העסק שלכם וליהנות מכל היתרונות שהיא מציעה.

אם אתם רוצים ללמוד איך להקים מערכת ניהול מסודרת שעובדת באמת, הצטרפו ל-מהקליק הראשון וקבלו תמיכה והדרכה מותאמת אישית.

איך הייתה החוויה שלכם כשהתחלתם עם ClickUp? שתפו אותי בתגובות!

הפוסט איך להתחיל עם ClickUp בלי להרגיש מוצפים? 3 צעדים פשוטים לניהול משימות ופרויקטים בצורה חכמה הופיע לראשונה ב-שרון גולן - לנהל עסק ביעילות.

אבל עם הזמן הבנתי את הסוד: קליקאפ צריכה להתאים לי ולעסק שלי – ולא ההיפך. בפהיום אני רוצה לשתף כמה טיפים פשוטים אך חשובים שלמדתי בדרך, שיעזרו לכם להפוך את ClickUp לכלי ניהול עסק שעובד עבורכם בצורה הכי פשוטה ונוחה שיש.
אגב – אם אתם עושים צעדים ראשונים עם ClickUp ורוצים דרך פשוטה להתחיל, מוזמנים להוריד את המדריך שלי ל-ClickUp למתחילים.

למה בכלל להתאים את ClickUp אלינו?

כשאנחנו מתאימים את קליקאפ אלינו, קורים דברים נפלאים:

• אנחנו חוסכים זמן יקר מדי יום
• מפחיתים את הסטרס והבלבול
• יוצרים שגרה בריאה ומסודרת בעסק

אז איך עושים את זה? בדיוק בשביל זה אני כאן!

איך הופכים את ClickUp לכלי שימושי באמת?

1. סדרו את המבנה לפי הדרך שבה אתם חושבים

העבודה עם קליקאפ לא חייבת להיות מסובכת. לפני שאתם ניגשים אליה, תחשבו פשוט: מה הם התהליכים המרכזיים בעסק שלכם? האם זה יצירת תוכן, טיפול בלקוחות, ניהול פרויקטים? בנו תיקיות ורשימות בדיוק לפי זה. כמה שפחות מורכב – ככה יותר טוב.

2. התאימו את סטטוסי המשימות לעסק שלכם

אין שום חובה להשתמש בסטטוסים המובנים בקליקאפ! אפשר ומומלץ ליצור סטטוסים פשוטים וברורים כמו: "ממתין לתגובה", "בטיפול", "הושלם", או כל מה שנוח לכם באמת. כשזה פשוט, זה עובד.
ועוד טיפ קטן לגבי זה – אם יצרתם סטטוסים ואתם רואים עם הזמן שהם לא בשימוש – תורידו אותם מהאפשרויות. אין סיבה לשמור דברים למחרכך.

3. השתמשו בתבניות שחוסכות לכם זמן בכל יום מחדש

יש פעולות שאתם עושים שוב ושוב? נהדר! זה בדיוק הזמן ליצור תבניות פשוטות. לדוגמה, תבנית לפרסום תוכן שבועי, או תבנית למשימות קבועות מול לקוחות. תבניות הן החברות הכי טובות של ניהול זמן אפקטיבי, ואפשר ליצור אותן בתוך קליקאפ בקלות.

4. אוטומציות – שהמערכת תעשה במקומכם את העבודה

האוטומציות הן הלב של קליקאפ, הן לוקחות משימות קטנות (או גדולות) שאנחנו עושים ידנית בתוך המערכת ומעלימות אותן מהסדר יום שלנו, כי הן פשוט מתבצעות בעצמן. לדוגמה, רוצים להגדיר שכל אימייל נכנס ייצור אוטומטית משימה חדשה בקליקאפ? זה לגמרי אפשרי!
נשמע קסום? זה באמת ככה. התחילו באוטומציות קטנות ופשוטות, והתמכרו לקסם.

5. אל תוותרו על לוח בקרה אישי (Dashboard)

בנו לכם לוח בקרה אישי ופשוט עם כל מה שאתם חייבים לראות בתחילת יום העבודה: משימות דחופות, לוח זמנים שבועי ומשימות שממתינות לתגובה שלכם. Dashboard ברור עושה את ההבדל בין יום יעיל ליום מפוזר.

לסיכום, ClickUp כאן בשבילכם – תנו לה לעבוד!

קליקאפ אמורה לפשט לכם את החיים, לא לסבך אותם. תעזו, תשנו, תנסו – עד שתמצאו את השיטה שהכי מתאימה לכם.

רוצים עוד טיפים והשראה לניהול עסק פשוט ורגוע עם ClickUp? הצטרפו אליי לקבוצת הוואטסאפ שלי, ונמשיך את השיחה שם!

מחכה לכם שם באהבה
שרון

הפוסט איך להפוך את ClickUp לכלי שעובד בשבילך (ולא להיפך!) הופיע לראשונה ב-שרון גולן - לנהל עסק ביעילות.

מכירים את הימים האלה שתכננו הכל לפרטי פרטים, אבל פתאום משהו משתבש והכל מתפרק? אולי קרה משהו בלתי צפוי, אולי התעוררתם בלי מצב רוח, או שפשוט האנרגיה שלכם לא בשיאה היום – זה טבעי וקורה לכולנו.

בפרק אישי זה אני משתפת בדיוק איך אני מתמודדת עם ימים כאלה, צעד אחר צעד.

מה מחכה לכם בפרק?

איך להכיר בזה שזה בסדר לשחרר לפעמים

איך להבדיל בין משימות דחופות למשימות חשובות

להתחיל בצעד קטן של 5 דקות כדי לחזור לקצב

להזכיר לעצמנו למה בכלל תכננו את היום הזה

לסיים את היום עם תחושת הישג למרות הכול

זה פרק שייתן לכם כלים מעשיים להתמודד בצורה חיובית עם ימים מאתגרים.

קישורים מהפרק:

הופכים תכנון לשגרה – ההרשמה בעיצומה למחזור הבא שמתחיל באפריל!

רוצה להמשיך את השיחה על הפרק? להצטרפות לקבוצת הוואטסאפ!

שנמשיך לגדול ולהתייעל,

שרון גולן

לצפייה בפרק ביוטיוב:

הפוסט איך אני מתמודדת עם ימים שהתכנון שלי מתפרק הופיע לראשונה ב-שרון גולן - לנהל עסק ביעילות.

לפני כמה שנים, נתקלתי בבולט ג'ורנל. בהתחלה חשבתי שזה סתם טרנד חמוד – מחברת יפה עם כותרות שמציירים לבד ומלא זמן השקעה, אבל אז הבנתי שזה יכול להיות משהו הרבה יותר משמעותי ומועיל. לא עוד כלי עבודה שמכתיבה לי איך לעבוד, אלא כלי גמיש שבאמת מתאים לשגרה שלי ואשכרה עוזר לי לשים את כל המחשבות שלי במקום אחד מרוכז ומשם להתקדם לצעדים הבאים לקידום הרעיונות.

למה דווקא בולט ג'ורנל?

אם גם אתם מרגישים שהמשימות שלכם מתפזרות בין אפליקציות, מחברות, וגיליונות שאתם לא זוכרים למה פתחתם – הבולט ג'ורנל יכול להיות הפתרון. זה לא עוד כלי שמנסה להכניס אתכם למסגרת נוקשה, אלא דרך שתעזור לכם למצוא שיטה שמתאימה לכם.
כמה סיבות שבזכותן ממש שווה לכם לבדוק את הבולט:
הכול במקום אחד – משימות, רעיונות, תכנון שבועי וחודשי – בלי לקפוץ בין כלים.
גמישות מלאה – אפשר להתחיל הכי בסיסי, ואחר כך לשנות ולהוסיף מה שמתאים לכם, עם הזמן.
יותר בהירות, פחות סטרס – במקום לזכור הכול בראש, הכול כתוב ומסודר מולכם.
מעקב אחרי הרגלים והתקדמות – לראות מה עובד לכם ומה דורש שינוי.

איך מתחילים לעבוד עם בולט ג'ורנל בעסק?

1. הגדירו מטרות חודשיות ושבועיות – דף פתיחה לכל חודש ושבוע עם הדברים החשובים באמת.
2. צרו רשימת משימות חכמה – השתמשו בסימונים ברורים (נקודה למשימה, קו לרעיון) כדי לא ללכת לאיבוד.
3. הוסיפו מעקב אחר הרגלים – כך תוכלו לראות איך אתם מתקדמים ולזהות דפוסים שעוזרים לכם.
4. ערכו סקירה שבועית – כמה דקות בכל סוף שבוע יספיקו כדי לבדוק מה עבד ומה לשפר.

טיפים שיעזרו לכם להתחיל ולשמור על עקביות

פשטות היא שם המשחק – לא צריך להפוך את זה ליומן מעוצב כמו בפינטרסט. המטרה היא ניהול, לא יצירת אמנות.
שלבו בין דיגיטלי לנייר – אפשר להשתמש בבולט ג'ורנל לתכנון, ובכלים כמו קליקאפ או גוגל דרייב להמשך העבודה על הרעיון.
שפרו תוך כדי תנועה – השיטה אמורה להתאים לכם, לא להיפך. נסו פורמטים שונים עד שתמצאו את מה שעובד.
תנו לזה זמן – גם אם משהו לא עובד בשבוע הראשון, זה לא אומר שזה לא יתאים לכם בכלל. חידוד ושיפור הם חלק מהתהליך.

רוצים להעמיק עוד? בואו נמשיך לדבר בקהילה

אם הנושא הזה מעניין אתכם, אני מזמינה אתכם להצטרף לקבוצת הוואטסאפ שלנו. שם תוכלו להמשיך ולדבר איתי ועם חברי הקבוצה, לשאול שאלות ולשתף איך אתם משתמשים בבולט ג'ורנל בעסק שלכם.

הפוסט איך בולט ג'ורנל יכול לשנות את השגרה העסקית שלך? רעיונות יישומיים לייעול היום-יום הופיע לראשונה ב-שרון גולן - לנהל עסק ביעילות.

לפני כמה שנים, כשהייתי בתקופת מעבר בין העסקים הקודמים שלי לעסק הנוכחי, ניסיתי לארגן מחדש את המידע בעסק שלי, והרגשתי שאני טובעת בכאוס דיגיטלי. היו לי מאות קבצים בגוגל דרייב ובדרופבוקס, רעיונות לפוסטים מפוזרים בין מחברת, גוגל keep ואסאנה, ועשרות הודעות בוואטסאפ עם משימות שהיו צריכות לעבור למקום אחר.

כל פעולה פשוטה הפכה למשימה בפני עצמה:
לחפש מסמך שהיה אמור להיות "פה איפשהו"
לגלול בלי סוף כדי למצוא את התכנון של הקמפיין האחרון שהעליתי
להרגיש שהכל מתפזר במקום להיות בשליטה

עד שגיליתי את שיטת PARA.

כל מה שחשבתי באותו הזמן היה – אבל מה אם היה לי מבנה פשוט וברור שיאפשר לי למצוא כל דבר בקלות?
זה בדיוק מה ששיטת PARA עשתה עבורי ויכולה לעשות עבורך.

בפוסט הזה אראה לך איך ליישם את השיטה המצוינת הזו בעסק שלך, בקלות ובכל המקומות שחשובים לך, בין אם זה – באחסון ענן, ב-ClickUp, בניהול התוכן או במערכת הדיוור – כך שתוכלי להפסיק להתעסק בסדר ולחזור להתמקד בצמיחה של העסק שלך.

ומה קרה שפתאום אני מדברת על שיטת PARA?

כמי שמנהלת עסק דיגיטלי כבר שנים, אני יודעת כמה קל ללכת לאיבוד בין משימות, קבצים ורעיונות שמתפזרים בכל מקום. ובהחלט בשנים הראשונות, גם אני עבדתי עם אינסוף מחברות, תיקיות, וגיליונות אקסל – והכל הרגיש לי עמוס, מבולגן ומתיש.

ברגע שהכרתי את שיטת PARA, הבנתי שהיא נותנת לי בדיוק את המסגרת שהייתי צריכה כדי לעשות סדר ולפנות מקום פיזי ובראש – לעשייה אמיתית. השיטה הזאת עזרה לי להפחית עומס, להתייעל, ולנהל את התוכן והמשימות שלי בצורה הרבה יותר חכמה – והיום אני גם רואה איך היא עוזרת ללקוחות שלי להפוך את העסק שלהם לפשוט ומדויק יותר.

זו הסיבה שאני מדברת על השיטה הזו – כי היא לא עוד שיטה שמסבכת, אלא דרך מעשית וקלה לעשות סדר בראש ובעסק, ולשמור עליו לאורך זמן.

נתחיל בבסיס – מה זה PARA?

שיטת PARA פותחה על ידי טיאגו פורטה, ומטרתה לעזור לך לארגן את כל המידע שאת אוספת בעסק, כך שכל דבר יהיה נגיש בדיוק ברגע שאת צריכה אותו.

השיטה מבוססת על ארבע קטגוריות פשוטות:

1. Projects (פרויקטים) – משימות עם תאריך יעד ברור, כמו קמפיין שיווקי או השקת קורס חדש.
2. Areas (תחומי אחריות) – פעילויות שדורשות תחזוקה מתמשכת, כמו ניהול רשימת הדיוור או תחזוקת האתר שלך.
3. Resources (משאבים) – מאגרי מידע שחשוב לשמור, כמו מדריכים, קורסים שלמדת, תבניות ועוד.
4. Archives (ארכיון) – חומרים ישנים שכבר לא פעילים, אבל כדאי לשמור למקרה הצורך.

איך PARA יכול לעזור לך בעסק?

לחסוך זמן בחיפושים – את יודעת בדיוק איפה כל דבר נמצא.
להפחית עומס מנטלי – סוף סוף סדר ברור במידע שלך.
לנהל את העסק בצורה ממוקדת – בלי הסחות דעת ובלגן.
לשמור על פוקוס במשימות החשובות – בלי להתבלבל בין רעיונות ישנים לפרויקטים פעילים.

במילים אחרות – זה כמו לשדרג את הראש שלך מכאוס דיגיטלי לניהול מסודר, חכם ויעיל.

איך ליישם את PARA באחסון הענן שלך ב-3 צעדים פשוטים?

ניקח לדוגמה את ה-Google Drive שלך, אבל אפשר ליישם את זה גם בתיבת המייל, בקנבה שלך, באחסון המקומי של המחשב ובכל מקום שיש לך בלאגן ואת רוצה לסדר – כך תוכלי לארגן לפי PARA:

שלב 1: צרי תיקיות ראשיות לפי השיטה (וגם הוסיפי מספור בתחילת השם, כדי שיהיה לך קל לסדר)

• 01_Projects – תיקייה לכל פרויקט פעיל (למשל: "קמפיין ניוזלטר ינואר 2025").
• 02_Areas – תיקייה לכל תחום אחריות בעסק (למשל: "ניהול קהילה", "שיווק בדוא"ל").
• 03_Resources – כל התכנים השימושיים שתרצי לשמור (למשל: "תבניות מיילים", "מחקרים שיווקיים").
• 04_Archives – חומרים ישנים שאינם בשימוש יומיומי (למשל: "תכנים מ-2023").

שלב 2: שימי את כל מה שאפשרי בארכיון

שלב 3: צרי לך משימה קבועה, באורך 5 דקות, כ-2-3 פעמים בשבוע, כדי לסדר את שאר התיקיות למקומות המתאימים

פרקים מהפודקאסט שיעזרו לך ליישם PARA בעסק שלך

• איך לארגן את החיים הדיגיטליים בקלות – עם דבי קצב להאזנה לפרק
• האבולוציה של הניהול העצמי שלנו – עם דבי קצב להאזנה לפרק
• יצירת עסק מסודר ויעיל – מדריך מיוחד עם דבי קצב להאזנה לפרק הראשון בסדרה, להאזנה לפרק השני בסדרה
• 5 דברים שאני מפסיקה לעשות בעסק שלי ב-2025 (ואולי גם אתם תרצו!) להאזנה לפרק

יש לך שאלות על PARA? נתקלת באתגר ביישום השיטה בעסק שלך?

מוזמנת להצטרף לקבוצת הוואטסאפ שלי, לשאול, להתייעץ ולקבל טיפים נוספים!

שנמשיך ליצור סדר בראש ובעסק,
שרון

הפוסט מבלאגן למאורגן: 3 צעדים פשוטים ליצירת סדר בראש ובעסק שלך עם שיטת PARA הופיע לראשונה ב-שרון גולן - לנהל עסק ביעילות.

מה למדנו מהאתגר?

1. התחלה פשוטה:
הבנו שאין צורך במיומנויות אמנותיות מיוחדות כדי להתחיל לעבוד עם בולט ג'ורנל. מספיק להתחיל עם עיפרון/עט ומחברת פשוטה – המפתח הוא פונקציונליות והתאמה אישית, לא עיצוב מושלם.

2. התאמה אישית:
הכלי מאפשר לעצב את היומן לפי הצרכים האישיים שלנו. במהלך האתגר כל אחד יצר דפים מותאמים – לדוגמה, מעקב אחר הרגלים, תכנון שבועי או רשימות מועדפות. הגמישות הזו מאפשרת למצוא את השיטה שמתאימה באמת לכל אחד.

3. גמישות בתכנון:
בולט ג'ורנל מתאפיין בגמישות מלאה – ניתן לשנות, להוסיף או להסיר דפים ומודולים בהתאם לצרכים המשתנים שלנו. הכלי מתאים את עצמו אלינו, ולא להפך.

מה אפשר ליישם בעסק שלכם כתובנות מהאתגר?

בניית מערכת עבודה מותאמת אישית:

• התחילו בקטגוריות בסיסיות: הגדירו 3-5 קטגוריות שמייצגות את זרמי העבודה המרכזיים שלכם – למשל, לקוחות, פרויקטים, שיווק ופיננסים.
• עיצוב דפים ייעודיים: התאימו כל דף לצרכים האישיים שלכם – בין אם זה מעקב אחר הרגלים, תכנון שבועי או רשימות מועדפות.

יישום תהליכי מעקב והערכה:

• מעקב יומי ושבועי: צרו דפי מעקב שיעזרו לכם לראות את ההתקדמות שלכם, לזהות מה עבד ומה דורש שינוי.
• תכנון חודשי ושנתי: השתמשו בבולט ג'ורנל לתכנון מטרות ארוכות טווח, פרויקטים גדולים ותוכניות עתידיות.

יצירת שגרה יעילה ושיתופית:

• ריכוז המידע במקום אחד: במקום להסתעף בין אפליקציות, רכזו את כל התכנון – משימות, רעיונות, ומעקב ביצועים – בתוך היומן.
• שיתוף והשראה: שתפו את הדפים והעיצובים שלכם בקבוצת הוואטסאפ שלנו כדי לקבל השראה מהמשתמשים האחרים ולהמשיך ללמוד יחד.
• התנסות הדרגתית: אל תפחדו להתנסות בפיצ'רים חדשים. נסו לשלב בין ניהול דיגיטלי לנייר, ועדכנו ושפרו את המערכת בהדרגה כך שתתאים בדיוק לעסק שלכם.

הזמנה אישית

אם נהניתם מהאתגר ואתם מעוניינים להעמיק עוד יותר, אני מזמינה אתכם להצטרף לתוכנית שלי הופכים תכנון לשגרה. בתוכנית נלמד כיצד להפוך את התכנון לחלק בלתי נפרד מהשגרה העסקית שלנו, ולהשיג תוצאות ממשיות.

להעמקת הידע: קישורים מומלצים

• איך ליצור תהליכי עבודה מסודרים בעסק
• ניהול זמן בעסק קטן: איך לתכנן את היום שלך ולהגביר את היעילות

צפו בסרטון הסיכום של האתגר כאן:

מוזמנים לשתף אותי:

ספרו לי – איך אתם מתכננים להמשיך להשתמש בבולט ג'ורנל בעסק שלכם? הצטרפו לקבוצת הוואטסאפ שלנו כאן והמשיכו את השיחה.

הפוסט ניהול עסקי פשוט ויעיל עם בולט ג'ורנל – דרכים לשדרוג השגרה שלך הופיע לראשונה ב-שרון גולן - לנהל עסק ביעילות.

תכנון חודשי הוא אחד הכלים הכי משמעותיים בניהול עסק – הוא מחבר אותנו למטרות הרבעוניות והשנתיות, ומאפשר לנו לעבוד מתוך מה שחשוב, ולא רק מה שדחוף. בפרק זה אני משתפת איך ליצור תהליך תכנון נעים, מסודר ויעיל – כזה שיעזור לך לשמור על פוקוס, להוריד עומס, ולוודא שהמשימות שלך באמת מתקדמות.

מה מחכה לכם בפרק?

למה תכנון חודשי הוא שלב קריטי בניהול העסק?
איך לקבוע זמן לתכנון וליצור אווירה שתעודד אותך להיכנס לתהליך?
איך לאסוף את כל הרעיונות ולזהות מה באמת חשוב החודש?
שיטת התעדוף שתעזור לך להתמקד במה שבאמת מקדם אותך
איך להעריך זמן נכון כדי לא להעמיס על עצמך?
איך לפרק משימות ולשבץ אותן ביומן כך שהן באמת יקרו?

תכנון חודשי זה לא רק להספיק יותר – זה גם להרגיש יותר שליטה, רוגע והתקדמות אמיתית בעסק.

קישורים מהפרק:

הופכים תכנון לשגרה – ההרשמה בעיצומה למחזור הבא שמתחיל באפריל!

רוצה להמשיך את השיחה על הפרק? להצטרפות לקבוצת הוואטסאפ!

שנמשיך לגדול ולהתייעל,

שרון גולן

לצפייה בפרק ביוטיוב:

הפוסט איך לבנות תכנון חודשי שבאמת עובד הופיע לראשונה ב-שרון גולן - לנהל עסק ביעילות.

כדי להתקדם, לפעמים צריך דווקא להפחית!

ניהול עסק הוא מסע מלא בשינויים, למידה והתייעלות. בכל שנה אני מסתכלת אחורה ושואלת את עצמי – מה עבד לי? מה פחות? ואילו דברים אני יכולה לשחרר כדי לפנות מקום למה שבאמת מקדם אותי?

השנה החלטתי להפסיק לעשות 5 דברים שבעבר תפסו מקום משמעותי בעסק שלי, אבל בפועל יצרו עומס, הסחות דעת או פשוט לא היו הכרחיים. בפרק החדש בפודקאסט לנהל עסק ביעילות, אני משתפת על מה אני מפסיקה לעשות ב-2025 ואיך זה יעזור לי לעבוד חכם יותר, להוריד לחץ ולהתמקד במה שבאמת חשוב.

מה מחכה לכם בפרק?

איך לזהות שירותים, לקוחות ומשימות שלא באמת תורמים לנו
למה תהליכים מסובכים מדי גוזלים מאיתנו אנרגיה – ומה אפשר לעשות במקום
איך ניסיונות לפרפקציוניזם מעכבים אותנו ואיך להשתחרר מהם
אילו משימות חוזרות על עצמן ואיך אפשר להפחית אותן בעזרת אוטומציה פשוטה
איך להוריד הסחות דעת ולהתמקד במה שבאמת מניע אותנו קדימה

זהו פרק שיעזור לכם לבחון מחדש את ההתנהלות בעסק ולהבין מה אפשר להוריד כדי לפנות מקום לצמיחה. לפעמים, הפתרון הוא לא להוסיף, אלא דווקא להפחית!

איזה מהדברים שדיברתי עליהם אתם מתכננים להפחית השנה?
שתפו אותי בתגובות או הצטרפו לקבוצת הוואטסאפ שלי!

שנמשיך לעבוד חכם וליהנות מהדרך!

שרון גולן

לצפייה בפרק ביוטיוב:

הפוסט 5 דברים שאני מפסיקה לעשות בעסק שלי ב-2025 (ואולי גם אתם תרצו!) הופיע לראשונה ב-שרון גולן - לנהל עסק ביעילות.

ניהול עסק קטן דורש הרבה יצירתיות, תכנון מדויק, ושימוש בכלים הנכונים שיכולים להפוך את העבודה היומיומית לפשוטה ויעילה יותר. במאמר הזה אציג לכם כלים שנבחרו בקפידה מתוך הניסיון שלי ושל לקוחותיי, ושילובם יכול לשדרג את התפקוד היומיומי שלכם בעסק.

Google Workspace (Gmail, Calendar)

Google Workspace הוא כלי ותיק ואמין לניהול תקשורת ותכנון פגישות. עם Gmail לניהול תיבות דואר ו-Google Calendar לתכנון יומן יומי ושבועי, מדובר במערכת שמסייעת לארגון העסק בצורה פשוטה. הכלים האלו הם בסיסיים בכל עסק קטן, ואני ממליצה להשתמש בהם כדי לשמור על סדר וזמינות. טיפ יעיל: צרו כללים ב-Gmail כדי למיין מיילים בצורה אוטומטית ולשמור על תיבת דואר נקייה ומסודרת.

ClickUp

ClickUp הוא אחד הכלים האהובים עליי (וזה שאני אישית משתמשת בו בשנים האחרונות) לניהול פרויקטים ומשימות. הוא מציע מעקב אחר ביצועים, אוטומציות מותאמות אישית, ותצוגות שונות שמקלות על ניהול משימות. אם אתם שוקלים להתחיל לעבוד עם קליקאפ בעסק קטן או מחפשים טיפים שיכולים לשדרג את השימוש שלכם בכלי, כדאי לעקוב אחרי התוכן שאשתף בקרוב, כולל קורס ייעודי שיעזור לכם להפיק את המקסימום ממנו. לפתיחת חשבון בקליק.

Mailchimp

Mailchimp הוא כלי נהדר לניהול רשימות תפוצה ושיווק במייל. הוא מאפשר ליצור קמפיינים מעוצבים ולבצע אוטומציות שיווקיות בקלות. אם אתם מחפשים דרך לשדרג את אסטרטגיית הדיוור שלכם, Mailchimp הוא בחירה מצוינת. ממליצה בחום ללמוד את הכלי הזה לעומק ולא לפחד לעבור אליו, ובשביל זה יש את חן יאקה-שומרון מומחית מיילצ'ימפ שתעזור לכם לעשות את המעבר קל, ואת הלמידה מעניינת ויעילה לעסק שלכם.

WhatsApp Business

התכתבות ישירה ומהירה היא קריטית לכל עסק קטן, ו-WhatsApp Business הוא בדיוק מה שצריך כדי לעמוד במשימה הזו. הכלי הזה מאפשר לשלוח עדכונים חשובים, לנהל שיחות מקצועיות עם לקוחות, ולהישאר נגישים. טיפ יעיל: השתמשו ב-WhatsApp Web כדי להמשיך שיחות מהמחשב ולא מהטלפון, וכך להימנע מהסחות דעת.

Google Analytics

Google Analytics מספק נתונים חיוניים על ביצועי האתר שלכם. בעזרתו תוכלו לעקוב אחרי תנועת גולשים, מקורות תנועה ושיעורי המרה, ולבצע שיפורים על בסיס נתונים מדויקים.

Facebook Ads Manager

Facebook Ads Manager הוא כלי שלקח לי קצת זמן ללמוד, אבל היום הוא (קצת) יותר קל לשימוש. הוא מאפשר לנהל קמפיינים בפייסבוק ובאינסטגרם בצורה ממוקדת ויעילה. עם קצת סבלנות ואימון, הוא בהחלט הופך לכלי שחוסך זמן ומשפר את תוצאות הפרסום. ממליצה בחום על הקורס החדש על ממומן של דיגיטלינקה (טלי דרון).

ChatGPT או Claude: נשאר לך רק לבחור (או שלא..)

ChatGPT הוא כלי מדהים ליצירת תוכן, מענה לשאלות, וחשיבה יצירתית. אני משתמשת בו למשימות יומיומיות כמו כתיבה שיווקית ותכנון פרויקטים. לעומתו, קלוד (Claude) מתאים במיוחד לניתוח טקסטים מעמיקים ולתכנון ארוך טווח. אצלי, שני הכלים עובדים יחד – כשאני צריכה פתרון מהיר וממוקד אני פונה ל-ChatGPT, וכשנדרש לי ניתוח עומק או עבודה על תוכן מורכב, אני משלבת את Claude. השילוב ביניהם יוצר תוצאות טובות יותר ומייעל את העבודה.

Zoom

Zoom היה אחד הכלים הראשונים שניסיתי לניהול פגישות אונליין, ובהתחלה לא היה לי קל להתרגל אליו. עם הזמן גיליתי שהוא הרבה יותר פשוט ממה שחשבתי. הוא מציע חוויית וידאו ושמע איכותית, מאפשר שיתוף מסך ואפילו הקלטת פגישות, כך שתמיד יש לי את המידע מסודר ונגיש. אני ממליצה עליו לכל מי שמחפש פתרון מקצועי לניהול פגישות מרחוק.

Asana

בהתחלה, Asana נראה לי כמו כלי פשוט מדי, אבל כשהתחלתי להשתמש בו הבנתי כמה הוא נוח וקל לשימוש, במיוחד לצוותים קטנים. אם אתם מתלבטים בין קליקאפ לאסאנה, אני ממליצה לחשוב על הצרכים שלכם: קליקאפ מתאים למי שמחפש מערכת מורכבת ורבת אפשרויות, בעוד שאסאנה מצוין למי שמחפש להתחיל עם משהו פשוט ולהתמקד בניהול משימות יומיומיות.

Riverside.fm

Riverside הוא כלי שהכרתי כשחיפשתי דרך לשדרג את איכות ההקלטות שלי, והאמת? הוא הפתיע אותי לטובה. מעבר לאיכות הגבוהה של האודיו והווידאו, הוא מאפשר להקליט מרחוק ולשמור על רמת מקצועיות גבוהה במיוחד. אם אתם יוצרים פודקאסטים או סרטוני תוכן, אני ממליצה בחום לשלב אותו בעבודה שלכם. הוא עושה את החיים הרבה יותר קלים.

Time.OS

Time.OS הוא כלי ששדרג משמעותית את הדרך שבה אני מסכמת פגישות – והוא עושה את זה בעברית! הכלי הזה מאפשר לסכם פגישות באופן אוטומטי, לשלוח את הסיכומים ללקוחות בלחיצת כפתור, ואפילו לנתח את התובנות שעלו בפגישה. זה לא רק חוסך זמן, אלא גם משפר את איכות התקשורת שלי עם הלקוחות ומבטיח שלא מפספסים דבר חשוב. מבחינתי, זהו כלי שמכניס סדר וחוכמה לכל פגישה.

Fillout

Fillout הוא תוספת חדשה לקלמר הכלים שלי, והוא עושה פלאים בניהול תהליכים שונים בעסק. הכלי מאפשר ליצור טפסים ודפי הרשמה בצורה פשוטה ואינטואיטיבית, והתמיכה המלאה בעברית היא יתרון אדיר מבחינתי. הוא משתלב בקלות עם מערכות אחרות כמו ClickUp או Gmail, וכשמשלבים אותו עם אוטומציות – החוויה הופכת לעוד יותר חלקה. אני משתמשת בו בעיקר לסקרים אחרי תוכניות ואתגרים, וגם לתהליך אונבורדינג לקבוצות הוואטסאפ שלי. כלי פשוט, יעיל ומדויק שעוזר לי לחסוך זמן ולשדר מקצועיות.

Canva

Canva הוא כלי עיצוב שאי אפשר בלעדיו כשמדובר ביצירת גרפיקות, פוסטים, ומצגות – הכל בצורה מהירה ופשוטה. אני משתמשת בו כמעט לכל דבר: עיצוב פוסטים לרשתות החברתיות, תכנון מצגות מקצועיות, ואפילו עיצובים לקמפיינים שיווקיים. עם הממשק הידידותי שלו והתבניות המגוונות, אני חוסכת זמן ומשיגה תוצאות שנראות מקצועיות בלי להסתבך.

Morning (חשבונית ירוקה)

חשבונית ירוקה (Morning) היא אחת המערכות שהכי הקלו עליי בניהול הפיננסי של העסק. היא מערכת ישראלית חכמה, שמתאימה בדיוק לעסקים קטנים שצריכים פתרון פשוט ויעיל להפקת חשבוניות, מעקב אחר הוצאות והכנסות, ואפילו עבודה מול רואה החשבון. בנוסף, היא מתחברת בקלות למערכות אחרות ומשתלבת מעולה עם אוטומציות שמייעלות את העבודה. מבחינתי, זה כלי שמכניס סדר לפן הפיננסי ושומר על מקצועיות מול הלקוחות.

*Bullet Journal

בולט ג'ורנל הוא לא כלי דיגיטלי כמו האחרים ברשימה הזו, אבל הוא לגמרי משלים אותם. לקח לי זמן להתרגל לשיטה הזו, אבל היום אני לא מוותרת עליה. הוא מאפשר לי לתכנן ולנהל את העסק בצורה ויזואלית ויצירתית, ותמיד יש לי מקום לרשום רעיונות או סדרי עדיפויות. מבחינתי, הוא כלי שמביא איזון בין יצירתיות לפרקטיות, מנקה לי את הראש ומוריד את הרעש לדף ומשם המעבר לתוכנות השונות כבר הרבה יותר קל.

לסיכום

הכלים שהצגתי כאן הם כאלו שאני אוהבת להשתמש בהם, או שהשתמשתי בהם בעבר. אני ממליצה עליהם מתוך ניסיון אישי ושל לקוחותיי, ובטוחה שכל אחד מהם יכול לשדרג את הניהול היומיומי שלכם. נסו לבחור את הכלים שהכי מתאימים לכם, ותראו איך העסק שלכם צומח ומתקדם.

שנמשיך לגדול ולאמץ כלים שמקלים עלינו,

שרון

הפוסט כך תנהלו את העסק הקטן שלכם כמו מקצוענים – הכלים הדיגיטליים ל-2025 הופיע לראשונה ב-שרון גולן - לנהל עסק ביעילות.

אם גם אתם מחפשים את הכלי המושלם לניהול ותכנון השבוע שלכם, כנראה כבר הבנתם שאין כזה. אבל החדשות הטובות הן שיש כמה כלים נהדרים שיכולים לעזור לכם להתמקד, לתכנן בצורה נכונה ולהשיג את מה שחשוב באמת בעסק שלכם.

בפוסט הזה אני משתפת חמישה כלים אהובים לתכנון שבועי, עליהם דיברתי גם בסרטון שלי ביוטיוב (לצפייה בסרטון המלא לחצו כאן). בואו נצלול!

מה חשוב לזכור לפני שבוחרים כלי לניהול שבועי?

לפני שנכנסים לטכניקה, זכרו שהכלים הם לא העיקר. מה שבאמת חשוב הוא:

• הגדרת פוקוס שבועי: מהם הדברים הכי חשובים לקדם השבוע?
• תכנון הגיוני: אל תעמיסו יותר מדי משימות ביום אחד. שמרו על איזון.
• כוונה ברורה: מה המטרות שלכם ואיך הן משתלבות בעסק?

הכלים שהמלצתי עליהם בסרטון

1. ClickUp
   קליקאפ הוא אחד הכלים המובילים לניהול משימות ותכנון שבועי, בזכות האפשרות להציג את כל התמונה בצורה מסודרת. ניתן להשתמש בו כדי להגדיר עדיפויות, לתכנן משימות בצורה חזותית ולוודא שכל שבוע מתקדם בדיוק לפי התוכנית. זהו כלי נוח וגמיש, שמאפשר להתאים אותו לכל סגנון עבודה, בין אם אתם עובדים לבד או עם צוות.
   קראו עוד על ClickUp בבלוג:
   הכלי המושלם לניהול פרויקטים בעסקים קטנים: קליקאפ ClickUp – סקירה עדכנית ל-2024
   מדריך ClickUp למתחילים: כל מה שצריך לדעת כדי להתחיל
2. Asana
   אם אתם מחפשים תצוגות גמישות – רשימות, קלנדרים, בורדים ועוד, Asana יכולה להיות הפתרון המושלם. היא גם צבעונית וגם מאוד פשוטה לתפעול. קראו עוד: 9 תכונות שהופכות את אסאנה לבחירה האהובה על עסקים קטנים.
3. Todoist
   לכל מי שמעדיף כלי קליל ופשוט יותר לניהול משימות יומיומיות. מתאים במיוחד לאלו שרוצים להתחיל מהר ולראות תוצאות.
4. Any.do
   הכלי הוותיק הזה, עם ממשק עברי נוח, מציע חוויית ניהול פשוטה, כולל תזכורות ואפשרות לצפות בתכנון של שבעת הימים הקרובים.
5. Microsoft To Do
   כלי שמרגיש כמו פלנר מודפס, אבל בדיגיטל. ממשק אינטואיטיבי שמאפשר לכם לתכנן את השבוע, להוסיף משימות בקלות ולראות את כל התמונה.

למה חשוב לתכנן ויזואלית?

תכנון ויזואלי עוזר לנו לראות את הדברים מול העיניים, להבין את סדר העדיפויות ולשמור על מיקוד. כשכל המשימות מאורגנות בצורה ברורה, קל יותר לצאת לפעולה.

רוצים להעמיק? הנה כמה המלצות נוספות מהבלוג שלי

ניהול זמן בעסק קטן: איך לתכנן את היום שלך ולהגביר את היעילות
איך לעקוב אחר זמן ביצוע משימות – חיבור בין טוגל לאסאנה
איזה אוטומציות עסקים קטנים באמת צריכים – עם ליאור וקנין

אם יש לכם שאלות או תובנות על הכלים שהמלצתי עליהם, שתפו אותי בתגובות או בקבוצת הוואטסאפ שלי כאן. אני תמיד שמחה לשמוע איך אתם משתמשים בכלים האלו ומה עובד לכם!

בהצלחה בתכנון השבועי שלכם,
שרון

הפוסט איך לתכנן שבוע בצורה חכמה: חמישה כלים יעילים לניהול זמן הופיע לראשונה ב-שרון גולן - לנהל עסק ביעילות.