לנהל עסק לבד או בצוות קטן הוא דבר קשה, והוא הופך להיות קשה עוד יותר כשאנחנו מופצצים כל הזמן בטכנולוגיות חדשות, דרכים חדשות לשווק וכלים דיגיטליים שאמורים לשפר לנו את העסק אבל במרבית המקרים הם עומדים בפני עצמם ולא עובדים יחד עם שאר הכלים שיש לנו, או שעקומת הלמידה שלהם תלולה מדי עבורנו במקביל לשאר הדברים שאנחנו עושים במהלך היום.
מה זה דיקלאטר בעסק?
דיקלאטר עסקי, סינון וניקוי תהליכים או מינימליזם בעסק, הוא תחום די חדש, שהשיח עליו התחיל עם עליית מגמת המינימליזם, גישות כמו של מארי קונדו, וגישה חדשה לפרודוקטיביות בעבודה שמבוססת לא רק על הגדרה של מה שחשוב / דחוף, אלא גם מה אפשר לנקות מעצמנו או מראש להגיד לו לא.
לאחר אתגר מוצלח בנושא שיזמתי בקבוצת הפייסבוק שלי מנהלות עסק ביעילות, החלטתי לרכז את כל הכלים למקום אחד, בו תוכלו לקבל השראה ומשימות מדויקות מה אפשר כבר היום להתחיל לנקות בעסק.
אני רוצה לעשות סדר בעסק שלי אבל לא בטוחה – מאיפה מתחילים?
כמו בתהליך דיקלאטר של בגדים או חפצים פיזיים, גם בעסק כדאי להתחיל מהדברים הקטנים, אלו שלא נתלבט לגבי סינון שלהם החוצה ושלא נרגיש בהיעדכם, לדוגמה: יש לי רשימה של כמה עשרות רעיונות לפוסטים בבלוג, שכל פעם שעולה לי רעיון אני מוסיפה אליה, ופעם בתקופה, נגיד חודש-חודשיים, אני נכנסת לרשימה ומסירה ממנה כל רעיון שכבר לא מתחבר לעשייה העסקית שלי או שפשוט – לא בא לי לכתוב עליו.
מה האזורים בהם אפשר לעשות דיקלאטר בעסק
גם בעסק, ממש כמו בחפצים שלנו בבית, יש לנו נטיה לסנטימנטים לרעיונות, לתהליכי עבודה ולקבצים דיגיטליים. נשמע מוזר אבל זה קורה לכולנו.
אז כדי שנוכל כולנו להתחיל מאותו קו פתיחה, הכנתי לכם רשימה של 9 מקומות שקל להתחיל לנקות אותם, די במהירות ובלי הרבה סנטימנטים, בהנחה שזה יתן לכם כבר את הרוח הגבית להמשיך את התהליך לעוד תחומים בעסק.
כאן מתחילים! רשימת האזורים להתחיל בהם לעשות דיקלאטר בעסק
- ניקוי קלנדר – just say no – קחו את השבוע הקרוב בלבד, הסתכלו ביומן שלכן, ובדקו – האם כל הפעילויות מופיעות בו? מה מהדברים האלה הסכמתי לעשות ומה אני באמת רוצה לעשות? כל מה שאפשר לנקות – להסיר, להעביר למישהו אחר או לחזור עם תשובה שלא מתאים לכם.
- לשחרר הרגלים – ניהול יעיל של עסק כולל גם יצירת הרגלים טובים שבונים לנו את השגרה העסקית במהלך השבוע. אבל.. לפעמים אנחנו יוצרים הרגלים והתחייבויות לעצמנו ודבקים בהם גם אם הם כבר לא משרתים אותנו יותר. הרגלים טובים יכולים להיות לדוגמה: פגישה ביומן עם עצמי לתכנון השבוע הקרוב / תכנון היום שלי בבוקר, או תכנון השבוע שלי לפי נושאים, למשל יום שלישי הוא יום הכתיבה שלי, כל המשימות שקשורות ליצירת תוכן בכתיבה, לשיווק, למענה בקבוצה – ארכז כמה שיותר ליום הזה. תבחנו – האם ההרגל הזה משרת ומקדם אותי?
- ניקוי המייל – ארכיון, אשפה, תיקיות. עברו על כל המיילים שלכם, וקבלו החלטה לגבי כל מייל, מבלי לקרוא אותו לעומק או להתחיל להגיב: האם להעביר לארכיון, למחוק או להעביר לתיקיה או למישהו אחר לטיפול.
- ניקוי באחסון ענן – כדי לעבוד מסודר וכשכל החומר שלנו מגובה, מומלץ לעבוד ישירות מאחסון הענן. יש היום הרבה כלים שמאפשרים לראות את כל המידע בענן כתיקיות במחשב והעלויות החודשיות לגמרי מצדיקות את ההימנעות מכאב הלב והעלויות הכרוכות באיבוד החומרים שלנו אם נשמור אותם מקומית ומשהו יקרה להם. אבל.. כמו שקורה בהרבה אמצעי אחסון, הם מתמלאים ומתבלגנים די מהר, אז המשימה שלנו היום היא לעבור במהירות על האחסון שלנו, לסדר ולנקות.
התיקיות הראשונות שאנחנו נראה באחסון הענן צריכות להיות מעטות ולהציג את תחומי הפעילות החשובים שלנו לדוגמה: בית, עסק, ילדים, למידה, אף מסמך לא צריך להיות מפוזר מחוץ להן.
המטרה שלנו היא להגיע למצב שבו בשני קליקים נדע כבר איפה כל מסמך צריך להיות ונוכל לחפש ביעילות יותר בתוך אותה תיקיה פנימית. - ניקוי המחשב – במחשב שלנו, בעיקר שולחן העבודה ותיקיית ה-downloads, הם אזורים שנוטים להיות מועמסים בקבצים שלרוב אמורים להיות זמניים רק לתקופה בה אנחנו עובדות עליהם ואז לעבור לתיקיית האם שלהם.
כל קןבץ שנמצא בשולחן העבודה / בתיקיית ה- downloads נפעיל לגביו את הסינון הבא:- סיימנו לעבוד עליו וצריך לשמור – נתייק באחסון ענן במקום המתאים
- סיימנו לעבוד/לעבור עליו ואפשר למחוק – נמחק
- קובץ בעבודה? כדי שלא יאבד או יימחק – נשים אותו בתיקיה הראשית של אחסון הענן וכשנסיים לעבוד עליו נתייק במקום המתאים
- ניקוי פרויקטים – כאשר מנהלים עסק, עולים לנו כל הזמן רעיונות לפרויקטים, שאנחנו לפעמים מרכזים לרשימה ארוכה, עם חלקם אפילו התקדמנו לשלבים שונים של פיתוח, אבל לא כולם מגיעים להבשלה. מה עושים עם כל הרעיונות האלה? אחת לתקופה אני אוהבת לקבוע לי זמן ביומן של חצי שעה / שעה, ולנקות את כל הרשימות האלה מכל הדברים שכבר לא רלוונטיים בעונה הזו של העסק. יכול להיות שדברים השתנו מאז שחשבנו על זה, שהבנו שזה לא כלכלי או כדאי, או סתם כי לא בא לנו להתקדם עם זה מכל סיבה שהיא. עצם הניקיון והסדר יעזרו לנו להתמקד בפרויקטים שכן אנחנו רוצים לעשות.
- ניקוי המשרד הביתי – אחד הדברים שהכי מקשים על הריכוז זה בלאגן פיזי, לכן אחת לשבוע-שבועיים, אם אני רואה שהבלאגן התחיל להיערם לי על השולחן עבודה, המדפים בספרייה התמלאו בחפצים לא קשורים, או סתם השארתי את סל הכביסה בחדר עבודה במקום לקחת ולשים במקום – אני לוקחת כמה דקות שצריך בשביל לסדר וגם לנקות. אין כמו לשבת לעבוד אחרי שהכל מריח טוב והדברים במקום, זה מעלה את האנרגיות והחשק לעבוד פי 10.
- ניקוי ניירת – אחד הדברים שאני הכי שונאת לעשות זה לתייק, זה תמיד מתחיל כ"טוב, רק אסדר את הערימה הקטנה הזו" ומתגלגל למפלצת שרוצה שאסדר את כל הקלסרים מ-2018… אז מה כן אפשר לעשות בשביל להתמודד עם המשימה הזו?
- לבקש מכמה שיותר מקומות לשלוח לנו את הניירת בצורה דיגיטלית ולנהל את המסמכים הדיגיטליים שלנו בצורה מסודרת.
- לסרוק ולתייק דיגיטלית את כל מה שאפשר.
- לסדר בקלסרים עם כמה שפחות חוצצים, פשוט לשים במקום ולדאוג שזה באמת נמצא בקלסר עם השנה הנכונה שיהיה לנו קל למצוא את זה אם אי פעם נצטרך.
- ניקוי אפליקציות ומנויים – כבעלי עסקים אנחנו מתפתים לפעמים להתחיל לעבוד עם אפליקציות, שירותים ומנויים מסוגים שונים בהנחה שזה יעזור לנו להגיע לעסק מסודר יותר ויתרום להתקדמות שלנו. אבל מתי פעם אחרונה יצא לכם לבחון כמה מנויים בכלל יש לכם וכמה מתוכם אתם באמת משתמשים? עכשיו זה הזמן לעשות סדר ולהסיר את עצמכם מכל מה שלא רלוונטי יותר.
איך ממשיכים מכאן, מה עושים כשמסיימים את תהליך הדיקלאטר
הגעתם עד לכאן עדיין עם מוטיבציה לעשות? מצוין!
פעולה אחרונה וחשובה שאתם יכולים לעשות עכשיו זה לקחת את כל המשימות שציינתי למעלה ולשים לכם ביומן או במערכת ניהול פרויקטים משימה חוזרת אחת לתקופה שאתם תגדירו שנכונה לכם (שבוע / שבועיים / חודש / חודשיים / רבעון / שנה), שבה תחזרו על הפעולה הזו שוב. בהצלחה!
